Het facilitair orkest (foto nb)
Met de juiste dirigent is het beter verhuizen!
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo??
De voorbereiding van een verhuizing is vergelijkbaar met het leggen van een puzzel. Er moet met van alles rekening worden gehouden willen de stukjes passen. Het maken van verhuislijsten, de logistieke routing, de geldende wet- en regelgeving, het aan- en afkoppelen van ICT-middelen en nog véél meer.
De medewerkers van UTS Facility Management (UTS FM) kunnen u al deze zorgen uit handen nemen, want zij hebben ervaring met deze ingewikkelde puzzel en zetten de puntjes op de spreekwoordelijke “i”.
Over UTS FM
UTS FM is in 2009 gestart als eigen entiteit. Daarvoor was het als projectbureau onderdeel van een lokale UTS verhuisvestiging. UTS FM is gespecialiseerd in (ver)bouwmanagement, verhuismanagement en huisvestingsbeheer. Zij zorgt voor de volledige facilitaire ondersteuning van uw project. In overleg met u maakt zij een op maat gesneden plan van aanpak waarin taken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Zij bestaat momenteel uit 11 vaste medewerkers, gesplitst in twee teams gevestigd in Den Haag en Nijmegen. Facilitaire opdrachten in het noorden en zuiden van ons land worden uitgevoerd door collega’s van de verhuisvestigingen aldaar.
Ontzorgen
Het plannen van een verhuizing, doe je het liefst op je gemak. Daar ga je een paar maanden van tevoren over nadenken. Je maakt tekeningen, plannen en schema's, zodat er op de grote dag zo min mogelijk fout gaat. Maar soms komt de opdracht voor een verhuizing pas heel laat binnen. Facilitair Manager (FM’er) Lodewijk Bosscher kreeg onlangs op een dinsdag de voorbereiding voor een verhuisproject van 400 personen toegeschoven dat de vrijdag daarop al plaats moest gaan vinden. De verhuizing was namelijk al gepland, maar de opdrachtgever redde de voorbereiding niet alleen. Hij vroeg UTS FM om bij te springen.
Vooral de werkzaamheden naast het praktische verhuizen, bleken nogal wat voeten in de aarde te hebben. Zoals het vaststellen van de indeling en het maken van een kloppende verhuis- en patchlijst. “Op zo’n moment moet je á la minute schakelen,” vertelt Lodewijk Bosscher. “Er moet zo snel mogelijk boven water komen welke informatie er al bekend is, wat het einddoel is en welke restricties er zijn ten aanzien van de verhuizing.”
Samen met een Facilitair Coördinator (FC’er) heeft hij per etage de huidige en nieuwe situatie in kaart gebracht en de verhuisplannen opgesteld. Om de tijdsdruk te verlichten en ervoor te zorgen dat de weg in het pand bekend is voor de uitvoerende partij, heeft de FM’er samen met de FC’er en de voorman van de verhuizing al het meubilair voorzien van verhuisstickers en de nieuwe indelingstekeningen van de kantoren opgehangen.
Normaal gesproken heeft een Facilitair Manager een meer adviserende en beslissende functie. Maar vanwege de tijdsdruk was het alle hens aan dek, aldus Lodewijk: “Dan moet je je zodanig opstellen, dat het einddoel zo snel mogelijk gerealiseerd wordt.”
Controleren
Natuurlijk ging niet alles van ‘een leien dakje.’ Zo bleek de nummering, die al door de opdrachtgever aan de werkplekken was gegeven, niet te kloppen. Op dat moment moest besloten worden of deze nummering aangehouden of gewijzigd zou worden. “We hebben toen gekozen de nummering aan te houden, en de verhuizers ter plekke te begeleiden.” “Niet de meest ideale oplossing, maar gezien de tijdsdruk en het door de opdrachtgever gedane voorwerk wel de enige optie.” aldus Lodewijk.
Mede hierom is het belangrijk om ook tijdens het verhuisproces altijd aanwezig te zijn op de werkvloer. Om te controleren of spullen op de juiste plek staan, of de ICT-middelen inderdaad werken en om te improviseren als dingen niet gaan zoals gepland.
Uiteindelijk is alles binnen de van tevoren gestelde termijn gelukt en zit het bedrijf zorgeloos op de nieuwe werkplek. Het was een spoedklus, maar door een flexibele instelling, een goede samenwerking en een korte lijn met de verhuizers is het gelukt de voorbereiding, waar normaal gesproken meerdere weken voor staat, binnen 3 dagen rond te krijgen en de verhuizing soepel te laten verlopen.
Extra kosten?
Natuurlijk heeft het de opdrachtgever geld gekost. Maar hadden ze ervoor gekozen om de verhuizing door te laten gaan met de toenmalige voorbereiding, waren ze zeer waarschijnlijk veel duurder uit geweest. Enkele consequenties hadden kunnen zijn: het stilvallen van het primaire proces van de klant, het afleveren van spullen op verkeerde kamers; het verkeerd instellen van bureaus op verkeerde hoogten, waardoor ARBO conform werken niet mogelijk zou zijn en er andere klachten uit voort zouden kunnen komen. Wellicht zou de verhuizing zelfs wel uitgesteld zijn. Het kost uiteindelijk veel meer geld en moeite om dit soort zaken achteraf weer in orde te maken. Ook loop je de kans dat er geen vertrouwen zal zijn bij een volgende verhuizing.
Uw voordelen;
~ Uw facilitaire afdeling wordt voor, tijdens en na een verhuizing of verbouwing zoveel mogelijk “ontzorgd”;
~ Het verhuisproces verloopt door onze verhuiservaring en door de gedegen voorbereiding vlekkeloos. Dit betekent dat uw primaire proces tijdens de verhuizing door kan gaan;
~ U werkt met één aanspreekpunt voor de begeleiding en aansturing van diverse partijen;
~ Wij bieden landelijke dekking om uw locaties optimaal te kunnen ondersteunen.
Detachering
Naast verbouw- en verhuismanagement zit de kracht van UTS FM in het uitvoeren van facilitaire opdrachten zoals het opzetten van een servicebalie of het professionaliseren van een facilitaire afdeling. Rogier van Es, Interim Hoofd Interne Dienst bij de Hogeschool van Rotterdam (HR), weet er alles van. Samen met de Facilitair Manager is hij binnen de HR verantwoordelijk voor de lokale facilitaire afdeling van één van de acht panden. Waar de Facilitair Manager zich meer richt op beleidsmatige activiteiten, stort Rogier zich op de dagelijkse operationele aansturing en projectmatige zaken. Daarnaast ondersteunt hij bij het professionaliseren van de facilitaire dienst. Op dit moment is de vraag voornamelijk klant gestuurd en is er geen duidelijk beleid omtrent de aangeboden diensten en producten. Doormiddel van het opstellen van een vernieuwd beleidsplan, het invoeren van gestandaardiseerde processen en het ontwikkelen van een producten & dienstencatalogus krijgt de klant een beter beeld van de facilitaire producten en diensten en gaat de klant een beter georganiseerde dienst ervaren.
Persoonlijke aanpak
Om het “wij” gevoel te bereiken proberen we zoveel mogelijk persoonlijk contact met de klant te onderhouden. Zo hebben we maandelijks klantoverleg en gaan we bij klachten of vragen liever persoonlijk langs dan via de email te reageren. Hierdoor ervaart de klant de betrokkenheid van UTS FM bij het faciliteren van het primaire proces.
Voor meer informatie:
UTS Nederland BV
Verhuisfenomeen met unieke totaalservice.
voor een verhuizing 'co2-neutraal klik op foto..... |
 |
(1006-01)
[naar top]
DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw kosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.
