|
Als je in Google het woord 'documentmanagement' intikt krijg je ongeveer 777 duizend resultaten, internationaal gezien (sept.2007). Klik je door naar 'in het Nederlands' zijn het er 'ongeveer' 72.300 (ca.10%).
In beide gevallen wordt er netjes gevraagd of je 'document management' bedoeld. Met één klik worden het respectievelijk 508 miljoen en 1.3 miljoen resultaten (ca.3%).
Met het woord 'documentmanager' zijn het 67.300 (int.) en 924 (nl ca.1,5%) resultaten.
Een grappige variant komt tevoorschijn als 'DocumentManager'. Aan elkaar geschreven, maar het lijken toch twee woorden.
Meestal gaan de resultaten over programmatuur en verder advertenties waarin een documentmanager gezocht wordt in persoonsvorm. Er valt nog wat (af) te studeren.
Het verschil in resultaten internationaal tegenover Nederlands geeft het idee dat Nederland en België (zolang dat nog zelfstandig bestaat) achter lopen. IT-kundig (Informatie Technologie) en taalkundig.
Bij de Nederlandse resultaten denk je; 'Verrek, ik zit toch in de internationale resultaten'! De tekst is doorspekt met Engelse woorden en afkortingen waarbij je denkt; 'Waar gaat het hier over?'.
Open source; download hier; workflow; system integrator; $angel money; .aif, .au, .avi, .bmp;
cache; FAQ (Frequently Asked Question); Flash; gateway; Java Hotspot (geen hutspot); OCR (Optical Character Regocnition); enzovoort.
Voor gebruikers in kantoor- en facilitaire omgevingen is dit geen dagelijkse kost. Het wordt pas duidelijk als je in de 'digitale documentenbranche' zit. Maar wie zitten daar dan in?
Het is net zoiets als de 'autobranche', 'transportbranche', 'mediabranche'. Woorden je kent, maar je geen enkele grip op de groep geven.
Als ik op een beurs kom of iets lees over documentmanagement krijg ik hetzelfde gevoel als in de jaren tachtig met het taalgebruik over de PC. Chinees leren is makkelijker en op dit moment misschien nog wel zo handig.
Archiveren
Tot voor een paar jaar werd documentenmanagement direct in verband gebracht met het archiveren van cellulose papier. In de 'Branche' slaat nu bijna alles op digitaal papier.
Bij grote bedrijven (bijv. banken en verzekeringen) is de workflow (het productieproces) geheel geautomatiseerd. Daar komt geen papier meer aan te pas.
Dan heb je een tussengebied. Je download (haalt op) een digitaal document van het ministerie van VROM. Je vult het document in op de PC en wilt het digitaal doorsturen naar een gemeentelijke instelling. Als je bij het gemeentehuis telefonisch informeert welk emailadres je ervoor kunt gebruiken is de kans groot dat ze dat niet accepteren. Gelieve het document in drievoud per post in te leveren. Geen grapje, echt gebeurd.
PC's worden in het dagelijks leven veelal gebruikt om een papieren document naar de post te brengen en/of een kopie op te bergen in het archief.
Zo is het met de meeste boeken ook. Recent is het boekje 'De digitale bibliotheek' verschenen van Bart van der Meij en Kees Westerkamp. Het boekje is een must voor iedere informatiespecialist. Bij de uitgever Essentials zijn er nog 143 boekjes over internet. Allemaal in 'paperback'-uitvoering. De verkoop gaat via internet. Allemaal handig digitaal bestellen en via de telebank betalen. Je moet er een paar dagen op wachten en het ergens opbergen (als je nog plek hebt).
Maar, dat zijn boekjes. Bij velen nog geliefd. In augustus 2007 stond er een berichtje in de krant dat studenten het liefst gebruikte studieboeken kopen. Niet alleen vanwege de lage prijs, ook vanwege de geur. Een uitgever van elektronische boeken hoopt zijn verkopen te laten stijgen door geurstikkers uit te delen die ruiken naar muffe boeken! Gelukkig kon ik zelf deze informatie snel terugvinden omdat ik het digitaal had opgeslagen. En er zat gelukkig geen luchtje aan.
Daglicht
Het lezen van boeken zal voorlopig nog wel traditioneel doorgaan. Uitgevers worden wanhopig bij het idee dat het dezelfde kant heengaat als bij de muziekindustrie. Ze zetten hun hakken nog steeds stevig in het zand (Oud-Hollands gezegde). Met de komst van de iLiad van iRex, een e-bookreader, die gebruik maakt van elektronische inkt, kan daarin wel iets veranderen. Bij gewoon daglicht is het de lcd-scherm goed leesbaar. Er zijn diverse scholen die gebruik maken van deze machine en een Franse krant geeft bij een speciaal abonnement deze Nederlandse uitvinding aan de lezer cadeau.(zie www.irextechnologies.nl)
In de dagelijkse praktijk op kantoor is het werk: lezen, schrijven, verzenden en ontvangen van documenten. Dit werk doet men met papier of via het scherm van de PC. De aanmaak gebeurt grotendeels via het beeldscherm. De verzending en archivering blijft bij de massa nog steeds via papier, post en archiefrekken (in de kelder).
Veel medewerkers 'archiveren' wel op hun PC. In .doc, .ppt, .xls, .dwg, .jpg, .ai en steeds meer in .pdf. Deze laatste applicatieaanduiding staat voor Portable Document Format. Adobe's Acrobat is hiermee populair geworden door middel van de gratis Reader. In het bezit van het totale programma kan men alle documenten via PDF-writer digitaal wegschrijven en de verschillende documenten samenvoegen, indexeren en van allerlei handige zoekbegrippen en beveiliging voorzien.
Terwijl de massa digitalisering bij de grote bedrijven (banken, verzekeringen, enzovoort) in volle gang is, blijven de meeste bureaus en kasten op de werkvloer gevuld met papier. Toch worden er in het MKB en bij medewerkers (op eigen initiatief) vorderingen geboekt.
Twee voorbeelden:
Bij Zorggroep Walcheren (huisartsen) worden alle documenten nu in PDF weggeschreven en alle belangrijke stukken uit het verleden gescand en digitaal opgeslagen. De medewerkers/participanten zijn op diverse locaties gehuisvest en de groep breidt zich uit. Manager Auktje Reiffers: “Direct na de eerste scans was er al het voordeel van een document uit het personeelsarchief. Die moest snel op een andere locatie gelezen kunnen worden. Niet alleen het verzenden gaat snel en kosteloos, maar ook het terugvinden was snel gebeurd!”
Compass Group Nederland Holding b.v. (Food & Facilities) heeft alle verdiepingen van het hoofdkantoor in Amsterdam digitaal in kaart gebracht. Niet alleen de vloeren met wanden voor de kamerindeling, maar ook de kabelgoten met contactdozen onder de computervloer èn de computervloer zelf voor de locatie van de vloerpotten. Geen moeilijke CAD-documenten, maar gewoon in PDF.
Interim Facilitymanager René Wentink van Yacht: “Bij interne verhuizingen of het herinrichten van ruimten zijn de tekeningen makkelijk even op het scherm in te zien en/of af te drukken op een A-4/A3. Wijzigingen op de digitale tekeningen kunnen snel worden doorgevoerd. We zijn altijd bij de tijd. Geen misverstanden en beter inzichtelijk voor de interne klant.”
Op een bijeenkomst van FMN-Zuid-Holland bij de Haeghe Groep was in september het onderwerp MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Het ging over 3 P's. Profit (winst), Planet (milieu) en People (mensen).
Met digitale documenten kan men bij alle Pé's scoren zonder er de pé in te krijgen. Het levert winst op omdat er minder m2 nodig zijn en dat men snel documenten kan vinden & kosteloos verzenden. Het milieu is erbij gebaat want er wordt minder papier gebruikt en verzonden. Daardoor zijn minder vrachtwagens op de weg. Mensen kunnen meer ontspannen werken door telewerken en files zouden korter kunnen zijn.
Martin Luther King zei: “I have a dream”. John Kennedy zei: “I love Berlin”.
Leo Hooijmans: “Ik heb een digitale droom. Ik hou van de hele wereld.”
Tik in Google: 'Papier hier Hooijmans' of in combinatie met Leo, digitaal, enzovoort.
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur ze een link door.
|
