«« boeken & literatuur

Werkplekwijzer (3)

---

deze publicatie is tot stand gekomen door samenwerking

tussen CfPB en VROM-Rijksgebouwendienst!

---

Ingredienten voor een effectieve werkomgeving
[naar top van Werkplekwijzer -1-]
[naar top van Werkplekwijzer -2-]




TYPEN FACILITEITEN

Inhoud
o Print/kopieerruimte
o Dynamisch archief
o Pantry
o Pauzeplek
o Postvakken
o Rookplek
o Wacht/ontvangstruimte
o Kofferstalling of lockers
leoleo

In dit hoofdstuk worden alle mogelijke faciliteiten besproken die op een kantoorverdieping gerealiseerd kunnen worden. Naast een plek om te werken of te overleggen, zijn er ook specifieke faciliteiten nodig op een kantoor. Denk aan koffievoorzieningen, archiefruimte of een plek om bezoek te ontvangen. Dit zijn bijzondere functies die specifieke eisen aan een ruimte stellen. Per type wordt uitgelegd voor wat voor type activiteiten de ruimte geschikt is, en welke eisen het stelt aan maatvoering, indeling en situering.

Een belangrijk aandachtspunt bij veel van deze faciliteiten is dat zij een soort 'magneetplekken' zijn: ze trekken mensen aan. Denk aan koffieautomaten en printers waar mensen elkaar frequent ontmoeten. Daarom kunnen ze een krachtig hulpmiddel zijn voor het stimuleren van communicatie in een organisatie, zeker wanneer verschillende faciliteiten worden gecombineerd.
Om dezelfde reden moet echter ook zorgvuldig worden gekeken waar deze faciliteiten op de kantoorvloer worden geplaatst. De aanloop van mensen kan overlast opleveren voor omliggende werkplekken, vooral als er sprake is van open werkplekken of glazen wanden.

Ook moet er gekeken worden naar looplijnen naar deze werkplekken.
Het is bijvoorbeeld inefficiënt als medewerkers over een open kantoorvloer moeten lopen om bij een rookruimte te komen. B ij het plaatsen van het dynamisch archief daarentegen moet geprobeerd worden om deze juist eenvoudig bij de eigen werkplek te plaatsen.




Vlnr. Belastingdienst, Auditdienst Financiën, Apeldoorn; SenterNovem, Den Haag; SenterNovem, Den Haag.




PRINT/KOPIEERRUIMTE

Alternatieve benamingen
reproruimte, serviceruimte printerhok
Omschrijving
Afgesloten of half open ruimte voor kopiëren en printen
Gebruik
o Kopiëren
o printen
o opslag papier en eventueel andere kantoorspullen
o papierverwerking zoals nieten, op volgorde leggen papieren, wegwerpen papier e.d.
o klein overleg, mensen die elkaar tegenkomen bij het print/kopieerapparaat.

Ruimte
o minimaal oppervlak: 6 m2
o totaal oppervlak afhankelijk van de grootte en het aantal print/kopieermachines, opbergmogelijkheden, voorraad kantoormiddelen, container voor papierafval en de plaatsing van een aflegtafel. Denk aan 2,10 m x 2,40 m, met een vrij middengebied van 90 cm met aan één zijde kopieerfaciliteiten en aan de andere kant een werkbank.

Indeling/aanbeveling
o Zodanig dat apparaten eenvoudig bediend en onderhouden kunnen worden.
o Maakt vaak onderdeel uit van een facilitaire unit met ook kantoorartikelen en afvalinzameling.

Situering
o Mag inpandig vanwege tijdelijk gebruik.
o In de buurt van de beoogde gebruikers (bijv. een per afdeling)
Niet in de buurt van open werkplekken of andere ruimten die overlast kunnen ondervinden van aanloop en de geluidsproductie van de apparaten.
o Combinatie met faciliteiten zoals pantry helpt bij het creëren voor medewerkers ('magneetfuncties').

Aandachtspunten
o Maak duidelijke afspraken over het beheer van de ruimte (printjes die blijven liggen, vervanging papier, aangeven storingen).
o Aantal print/kopieerruimtes is afhankelijk van het printsysteem dat een organisatie heeft.
o Let op de warmteproductie van print/kopieerapparaten.
o Let op de emissies van schadelijke stoffen (stof, ozon, styreen en eventueel vluchtige organische stoffen (VOS) en benzeen) in milligram per uur en naar de maximale te verwachten concentraties in de werkruimte tijdens intensief gebruik (conform de Arbowet). Houd hier rekening mee bij de afzuiging en het plaatsen van verscheidene apparaten in één ruimte.
o De Arbowetgeving geeft een maximale geluidsemissie voor ruimten.




Vlnr. Belastingdienst, Centrum voor Proces- en Productontwikkeling, Utrecht; Onderwijsinspectie, Zoetermeer; Onderwijsinspectie, Zoetermeer.





DYNAMISCH ARCHIEF

Alternatieve benamingen
Archiefruimte, afdelingsarchief
Omschrijving
Afgesloten of open ruimte voor de opslag van documenten die regelmatig geraadpleegd worden
Gebruik
o Plaatsing van archiefkasten, lektriever, paternosterkast of verrijdbaar systeem.
o Archiveren (wegzetten en opzoeken van documenten).
o Baliefunctie voor archiefverantwoordelijke (optioneel)

Ruimte
o Vuistregel: 1 m2 per standaard archiefkast.
o Totaaloppervlak: afhankelijk van de hoeveelheid archief en het type kasten (lateraal/systeem). Legplanken vragen bijvoorbeeld om minder ruimte dan uittrekprofielen. Hetzelfde geldt voor archiefkasten met rol- of schuifdeuren versus openslaande deuren.
o minimaal 'bedieningsoppervlak' voor een kast: 90 cm.

Indeling/aanbeveling
o Zodanig dat gebruikers makkelijk bij documenten kunnen kunnen aflezen welke documenten waar staan.

Situering
o Mag inpandig (daglicht niet noodzakelijk of zelfs schadelijk).
o In de buurt van de beoogde gebruikers (bijv. bij een afdeling)
o Kan in verkeersruimte staan zolang het geen hoofdverkeersruimte is.

Aandachtspunten
o De discussie over archiefruimte hangt direct samen met het gekozen kantoorconcept. Bij flexibel werk is digitalisering en het delen van archieven noodzakelijk.
o Is deze voorziening per persoon of per afdeling? Duidelijk moet zijn wie archiefruimte toewijst en op welke gronden.
o Let bij grote archiefkasten zoals paternosterkasten op verhoogde vloerbelasting.
o Bekijk of er behoefte is aan een afgesloten archiefruimte (bijv. vanwege vertrouwelijkheid), of dat archieven op de kantoorvloer in de verkeersruimte geplaatst kunnen worden.
o Bij formele archieven (meestal centraal, niet dynamisch) is de archiefwet van toepassing.
o Archiefkasten kunnen als scheidingselement worden gebruikt bij open werkplekken. Dit werkt alleen indien de kasten hoofdzakelijk gebruikt worden door de mensen die ernaast zitten.
o Open archiefkasten kunnen bijdragen aan een rommelige uitstraling.




Vlnr. Belastingdienst, Centrum voor Proces- en Productontwikkeling, Utrecht; Openbaar Ministerie, Middelburg; SenterNovem, Den Haag.




PANTRY

Alternatieve benamingen
Koffiecorner, restauratieve voorziening, 'het koffieapparaat', club.
Omschrijving
Afgesloten, open of half open ruimte waar gebruikers terecht kunnen voor versnaperingen (warme/koude dranken en eventueel snacks).
Gebruik
o Het halen van versnaperingen.
o Het consumeren van versnaperingen (optioneel).
o Informeel overleg ( optioneel).
o Inzamelen plastic bekertjes of vaatwas voor kopjes (optioneel).

Ruimte
o minimaal oppervlak: 1.5 m2 per automaat en 1m 2 per aanwezige gebruiker.
o totaal oppervlak afhankelijk van het type en aantal automaten.

Indeling/aanbeveling
o Zodanig dat apparaten makkelijk bediend en onderhouden kunnen worden.
o Goed te combineren met ontmoetingsplekken of een werk/leestafel.

Situering
o Inpandig.
o Bij voorkeur in de buurt van vergaderkamer of trap/lift, want in combinatie met dergelijke faciliteiten worden er natuurlijke ontmoetingsplaatsen voor medewerkers (magneetfuncties) gecrederd.
o Niet in de buurt van open werkplekken of andere ruimte die overlast kunnen ondervinden van de aanloop en de geluidsproductie van de apparaten, rinkelende kopjes en pratende mensen,

Aandachtspunten
o De luxe van een pantry kan verschillen, variërend van een standaard koffieautomaat tot een uitgebreide espressobar, compleet met magnetron en kleine vaatwasautomaat. Je kan hier mee variëren binnen het pand of per vloer.
o Het aantal pantries hangt af van het type apparaat en de lengte van looplijnen. Vuistregel: minimaal 1 pantry per 600 tot 700 m2 vloeroppervlak.
o Let op het beheer van de ruimte (vuile vaat, koffiekringen,...).




Vlnr. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Den Haag; Ministerie LNV, Dienst Landelijk Gebied, Assen; Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Den Haag.



PAUZEPLEK


Alternatieve benamingen
Ontmoetingsruimte, zitje, break-out.
Omschrijving
Open ruimte nabij pantry voor pauze of informeel overleg.
Gebruik
o Het consumeren van versnaperingen.
o Informeel overleg.

Ruimte
o Minimaal oppervlak: 2 m' per zitplaats inclusief tafel en circulatieruimte.

Indeling/aanbeveling
o Goed te combineren met ontmoetingsplekken of een werk/leestafel.
o Naast een tafel met stoelen, zijn ook hoge tafels zonder of met krukjes mogelijk.
o Tegenwoordig is hier steeds vaker een pc of basisstation aanwezig.

Situering
o Mag inpandig vanwege tijdelijk gebruik
o In de buurt van pantry vergaderkamer en stijgpunten, want in combinatie met dergelijke faciliteiten worden er natuurlijke ontmoetingsplaatsen voor medewerkers (magneetfuncties) gecreëerd.
o Niet in de buurt van open werkplekken of andere ruimte die overlast kunnen ondervinden van de aanloop en de geluidsproductie van de apparaten, rinkelende kopjes en pratende mensen.

Aandachtspunten
o De luxe van een pauzeplek kan verschillen, variërend van een standaard tafel met stoelen tot een luxe espressobar. Je kan hier mee variëren binnen het pand of per vloer.
o De ruimte zou voorzien kunnen worden van kranten en vaktijdschriften.
o Ruimte kan gecombineerd worden met een wachtruimte/ontvangstruimte of een werk/leestafel.
o Het gebruik van de ruimte (krant lezen, kop koffie met een collega) moet geaccepteerd worden door leidinggevenden en collega's.




Vlnr. Belastingdienst, Auditdienst Financiën, Apeldoorn; Belastingdienst, Centrum voor Proces- en Productontwikkeling; Ministerie van Economische Zaken, Den Haag.




POSTVAKKEN

Alternatieve benamingen
Post, postkamer.
Omschrijving
Afgesloten of open ruimte voor de verdeling van ingekomen post naar medewerker of afdeling.
Gebruik
o sorteenrerk/distributie van ingekomen post.
o opslag van documenten.

Ruimte
o totaaloppervlak afhankelijk van de hoeveelheid en het type kasten.

Indeling/aanbeveling
o Zodanig dal gebruikers makkelijk bij hun post kunnen.

Situering
o Inpandig.
o In de buurt van de beoogde gebruikers en de 'entree' tot de afdeling.
o Kan in verkeersruimte staan zolang het geen hoofdverkeersruimte is .

Aandachtspunten
o Kan gecombineerd worden met de 'garage' of 'lockers' waar medewerkers in een flexibel kantoorconcept ook hun persoonlijke spullen en/of telefoon/laptop opslaan.
o Is post vertrouwelijk en moet de ruimte afsluitbaar zijn? Of moeten de postvakken zijn af te sluiten?
o De behoefte aan postvakken hangt samen met de wijze waarop post gedistribueerd wordt: is er sprake van een papierloosr/papierarm kantoor waarbij post wordt gescand? Wordt papierenpost door het secretariaat verspreid?




Vlnr. Belastingdienst, Toeslagen, Utrecht; Ministerie LNV, Dienst Landelijk Gebied, Assen; Ministerie LNV, Dienst Landelijk Gebied, Assen.




ROOKRUIMTE

Alternatieve benamingen
Rokershok, rookcabine.
Omschrijving
Afgesloten ruimte voor rokers.
Gebruik
o roken, eventueel in combinatie met koffie/pauze.
o informeel overleg.

Ruimte
o 1,25 m2 per roker,
o Totaal oppervlak afhankelijk van inventaris (bijv. statafels, overlegtafel, stoelen).

Indeling/aanbeveling
o sta-tafels, overlegtafel.
o (afsluitbare) asbakken.

Situering
o In nabijheid van kantine/eetruimtes.
o In nabijheid van een pantry.
o Goed bereikbaar binnen het gebouw
o Goed aangegeven.

Aandachtspunten
o De rookruimte moet wettelijk afgesloten zijn en mag geen overlast veroorzaken naar omringende ruimte: bijvoorbeeld geen onderdeel uitmaken van de kantine.
o De deur van de rookruimte moet dus zelfsluitend zijn (deurdranger).
o Ingenieuze afzuigsystemen waar rokers onderstaan of in blazen kunnen ook voldoen aan de eis geen overlast aan omringende ruimte.
o Witte muren verkleuren snel, een gladde vloer is aan te bevelen: tapijt houdt de rooklucht vast en is lastiger schoon te maken.
o Het definiëren van een gesloten rookruimte kan een ongewenste groepsvorming tot gevolg hebben. Nabijheid van pantry of pauzeplek kan de 'integratie' bevorderen.
o Werkgevers die tekort schieten in het leveren van een rookvrije werkplek kunnen een boete krijgen van € 300 voor de eerste overtreding tot € 2.40O bij herhaling.
o Deze ruimtes die door de rokende medewerkers vaak tot gezelligste kamer van het kantoor worden benoemd, hebben vaak de minste aankleding en inrichting.




Vlnr. Inspectie voor Werk en Inkopen, Den Haag; Raad voor de Kinderbescherming, Lelystad; Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Den Haag.




WACHT/ONTVANGSTRUIMTE

Afternatieve benamingen
Lounge, lobby, receptie.
Omschrijving
Een ruimte waar bezoekers ontvangen worden en kunnen wachten op hun afspraak. De ruimte kan in een verkeersruimte gelegen zijn.
Gebruik.
o ontvangen van gasten.
o uitgave van beveiligingspasjes.
o informeel overleg.
o specifieke bijeenkomsten.
o informatie voorzien aan gasten.

Ruimte
o Ruimte is afhankelijk van de te faciliteren functies en gewenste uitstraling.

Indeling/aanbevelingen
o ruime zitbank of zitje, informatieborden en eventueel een computerscherm.
o indirect (niet -frontaal) zicht van balie op zitjes (en andersom).
o bij intensief gebruik van wachtruimte is het raadzaam om verschillende hoeken met zitjes te creëren om enige privacy te scheppen

Situering
o direct bij de entree, dit zou ook bij de toegang tot een etage kunnen zijn.

Aandachtspunten
o Ruimte kan gebruikt worden om bezoekers een eerste beeld te geven van wat een organisatie of afdeling doet. Denk aan het gebruik van beeld (bijv. het beprinten van wanden), vitrinekasten, displays en publicaties. Bij vitrinekasten en publicaties moet wel duidelijk zijn wie de ruimte beheerd en de uitgestalde spullen actueel houdt




Vlnr. Belastingdienst, Arnhem; Belastingdienst, Douane Rotterdam; Centrale Verwerking Openbaar Ministerie, Utrecht.




KOFFERSTALLING

Alternatieve benamingen
Lockers, stalling, garage.
Omschrijving
Een ruimtew aar medewerkers te recht kunnen voor hun persoonlijke spullen (flexkoffer, draadloze telefoon, laptop, persoonlijk archief en/of post etc.) voordat ze naar een flexibele werkplek gaan.
Gebruik
o Opslagv an persoonlijke spullen.
o bij flexibel kantoorconcept: opladen en opslag van telefoons.

Ruimte
o Denk aan 0.3 m1 per standaard garagebox.
o totaaloppervlak: afhankelijk van het aantal medewerkers archief en het type kasten. Zogeheten flexkoffers vragen om minder ruimte dan verrijdbare ladeblokken of 'trolly's'.

Indeling/aanbeveling
o Zodanig dat gebruikers makkelijk bij hun spullen kunnen.
o Soms ook inclusief laptops oplaadpunt voor telefoons.

Situering
o Inpandig( daglicht niet noodzakelijk).
o In de buurt van het toegangsgebied van beoogde gebruikers (bijv. een afdeling).
o Kan in verkeersruimte staan zolang het geen hoofdverkeersruimte is .

Aandachtspunten
o Het is van groot belang dat de garage ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Er moet voorkomen worden dat gebruikers hun flexkoffer of trolly dagelijks bij hun werkplek laten staan om deze plek te claimen.
o Flexkoffers en trolly's moeten voldoende ruimte bieden voor persoonlijke spullen, maar geen 'vergaarbak' van spullen die nauwelijks meer hanteerbaar is. Ruimte dus ook beperken.

[naar inhoud Typen Faciliteiten]

[naar top van Werkplekwijzer -1-]

[naar top van Werkplekwijzer -3-] dit blad.

Naar Werkplekwijzer deel -2- [klik hier]
Naar Werkplekwijzer deel -4- [klik hier]

Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.

---

deze publicatie is tot stand gekomen door samenwerking

tussen CfPB en VROM-Rijksgebouwendienst!

rgd rijksgebouwendienst huisvester van het rijk voor presentatie klik op plaatje.....

(1210-01)

facilitaire vakbeurs online nog nooit wat adverteren zó doelgericht en zó lang houdbaar! 365 dagen per jaar/24 uur per dag. voor presentatie klik op plaatje.....

(1107-01)