«« boeken & literatuur

Werkplekwijzer (4)

---

deze publicatie is tot stand gekomen door samenwerking

tussen CfPB en VROM-Rijksgebouwendienst!

---

Ingredienten voor een effectieve werkomgeving
[naar top van Werkplekwijzer -1-]
[naar top van Werkplekwijzer -2-]
[naar top van Werkplekwijzer -3-]




UITWERKING
leoleo
Met inzicht in doelstellingen, cruciale keuzes en kantoorcomponenten kan de vertaling worden gemaakt naar de kantoorplattegrond.
Dan begint de uitwerking van het kantoorconcept. In dit hoofdstuk wordt een korte inleiding op zonering gegeven. Vervolgens wordt aan de hand van een tweetal proiecten beschreven hoe men is gekomen tot het kantoorconcept. De verschillende kantoorcomponenten en uiteindelijke de plattegrond. Daarbij is de eerder in de hoofdstukken 1 en 2 geïntroduceerde indeling van doelstellingen en cruciale keuzes gehanteerd. Wat betekenen doelstellingen voor de te nemen keuzes en hoe kunnen die vertaald worden naar een kantoorplattegrond?

Zonering
Eén van de meest kritische schakels in het ontwikkelen van een werkomgeving is de positionering van de diverse functies in een ruimte. In dit 'ruimtelijk ordeningsproces' spelen diverse factoren een rol. Het omgaan met uiteenlopende invalshoeken maakt de ordening van de werkomgeving tot een creatief proces waarin organisatiekundige, architectonische, technische, ergonomische en sociaalpsychologische kennis samenkomen.

Het ruimtelijk ordenen van functies wordt ook wel 'zoneren' genoemd.
Zoneren kan op vloer- of op gebouwniveau. Er bestaan een aantal beproefde zoneringmodellen die in veel kantooromgevingen worden toegepast. Zo is de scheiding tussen een toegankelijk publieksgebied en een meer besloten kantooromgeving in vrijwel alle publieksgerichte kantoren doorgevoerd.
Ook is de scheiding tussen gebieden voor communicatie en concentratie gemeengoed in veel moderne kantoorconcepten. Veel voorkomende zoneringskeuzes zijn bijvoorbeeld het plaatsen van het vergadercentrum op de begane grond of het groeperen van pantry's en reprofaciliteiten.

Zonering kan in sterke mate bijdragen aan de effectiviteit van de werkomgeving. Negatief gesteld kan zonering, als er onjuiste keuzes zijn gemaakt, een belangrijke hindernis vormen voor het functioneren van een organisatie. Leidende principes voor de zonering worden ontleend aan de doelstellingen. Als samenwerking verbeterd moet worden, dan worden functies
die elkaar versterken samengebracht en worden functies die botsen van elkaar gescheiden.

Voorbeeld
Open kantoorruimtes en pantry's worden vaak niet naast elkaar geplaatst, deze botsen, vanwege geluidsoverlast. Een reproruimle en een pantryruimte liggen echter regelmatig naast elkaar. Beide faciliteiten trekken mensen aan, zorgen voor spontane ontmoetingen die mogelijk de samenwerking verbeteren.


ZONERING



Van doelstelling naar oplossing
De onderwerpen uit hoofdstuk 1 tot en met 5 worden in de volgende twee voorbeelden verduidelijkt. Aan de hand van doelstellingen, analyse en gemaakte cruciale keuzes wordt duidelijk gemaakt hoe met de kantoorcomponenten een kantoorconceptis uitgewerkt.

Voorbeeld A
Bij de renovatie van haar bestaande hoofdgebouw koos een kernministerie vijf doelstellingen voor de huisvesting. Twee gaan over het werkproces, de overige doelstellingen gaan over kosten, flexibiliteit en imago. H et betreft een oud, monumentaal gebouw dat moet worden aangepast aan de eisen des tijds, zowel technisch als functioneel. Kortom een opgave met paradoxale kenmerken. Juist deze paradoxen zijn de rode draad gaan vormen in de ontwerpopdracht met als centraal thema 'behouden en vernieuwen'.

1) Doelstellingen
Werkproces
o..De samenwerking tussen directoraten generaal, bewindslieden en ambtelijke top (intern) en tussen ondernemers, andere overheden en politiek (extern) moet door de nieuwe huisvesting worden versterkt.
o De werkomgeving moet worden afgestemd op de werkprocessen van medewerkers, bewindslieden en ambtelijke top. Efficiency en productiviteit van de medewerkers moet worden bevorderd.
De kern is het beleidsproces, er wordt rekening gehouden met de individuele werkstijlen van medewerkers.
Tevredenheid
o Welzijn en motivatie moeten verbeterd worden door een gezonde, veilige en toegankelijke werkomgeving. Deze eisen gaan verder dan het wettelijke minimum.
Kosten
o Efficiënte besteding van rijksgelden, doelmatig omgaan met de beschikbare ruimte, diensten en middelen.
Flexibiliteit
o De werkomgeving moet zich gemakkelijk kunnen voegen naar de gewenste veranderingen binnen de organisatie.
Imago
o Het bestaande imago past onvoldoende bij de huidige missie en doelstellingen van het ministerie. Formaliteit en interne gerichtheid moeten plaats maken voor eigenschappen als dynamiek, nuchterheid, flexibiliteit en toegankelijkheid. De uitstraling van het monumentale pand dient een bijdrage te leveren aan het gewenste imago.

Analyse
Er is een zorgvuldige analyse gemaakt van de omgeving, de organisatie en de toekomstige ontwikkelingen daarin. Met als doel een toekomstbestendige huisvesting te realiseren, is de analyse vooral gericht op de meer constante organisatiekenmerken als missie, cultuur en primaire processen.

2) Gemaakte cruciale keuzes
Plaats
o De mogelijkheid bestaat om verschillende plekken het werk uit te voeren: bij andere departementen, thuis, in het bedrijfsrestaurant met draadloos internet of op één van de beschikbare werkplekken.
Gebruik
o Vanuit efficiencyoverwegingen zal meervoudig gebruik gemaakt gaan worden van de werkplekken. Ook het restaurant een functie als voor overleg- en ontmoetingsruimte. Specifieke ruimten als een fitnessruimte en groupdecisionroom etc, zullen gedeeld worden met andere departementen.
o Er is gekozen voor een flexibel werkplekgebruik (80 werkplekken op 100 medewerkers).
Inrichting:
o Een ruim aanbod aan voorzieningen gericht op formele en spontane ontmoetingen.
o Ondersteuning van het werkproces wordt ook gefaciliteerd door een ruim, gevarieerd en hoogwaardig aanbod van werkplekken en voorzieningen die gericht zijn op activiteiten die concentratie en creativiteit vereisen dan wel gericht zijn op digitale en fysieke communicatie.
o De inrichting van de kantoorgebieden moet qua variëteit in voorzieningen overeenkomen met het naastgelegen gebouw van hetzelfde ministerie.
o Ruimte voor werkplekaanpassingen op maat.
o Werkomgeving ook is goed toegankelijk en geschikt voor mindervalide medewerkers en bezoekers.
o Ontvangstvoorzieningen zijn sterk gericht op de interactie tussen ministerie en 'het veld'.
o Technologie(state-of-art) dient de communicatie met de doelgroepen adequaat te ondersteunen.
o Entreegebied dient te worden verbeterd en een duidelijke rol te krijgen in het proces van imagoverandering.
o Vanuit doelmatige omgang met rijksgelden is er aandacht voor vierkante meter gebruik per werkplek.



3) Uitwerking

ZONERING

Door de verschillende eisen die aan een publieke, kennisintensieve organisatie worden gesteld is gekozen voor een vrij strikte ruimtelijke scheiding van verschillende functies over het gebouw. De functie van het atrium als centraal plein wordt versterkt; het atrium vormt het hart waaromheen de belangrijkste ontvangst- en ontmoetingsfuncties zijn geconcentreerd. Hier ontstaat een zeer levendige zone. In het kantoorgebied is ook sprake van enige zonering.
Als zoneringprincipe is hier uitgegaan van het werkpatroon van de beleidsmedewerker (met activiteiten die zowel communicatie als concentratie vereisen), wat ertoe leidt dat de ruimte is gesplitst in een zone voor rust en concentratie met daarin omsloten bureauwerkplekken in combinatie met ondersteunende spreekruimteesn een semi-dynamische zone (waarin open en halfopen ruimtes voor ontmoeting en serviceverlening zijn samengebracht).


Voorbeeld B
Bij de realisatie van haar nieuwe kantoorconcept kende een overheidsdienst drie belangrijke doelstellingen voor de huisvesting. Ze gaan over de flexibiliteit, kosten en het werkproces.

1) doelstellingen
o Flexibiliteit: de huisvesting moet flexibel kunnen reageren als de organisatie groeit of krimpt (personeelsomvang) of naar samenstelling verandert.
o Kosten: verminderen van huisvestings- en facilitairekosten.
o Werkproces: in formatiebeheer en archiveren moeten gedisciplineerd worden.

Om deze doelstellingen te behalen zijn analyses uitgevoerd waarna cruciale keuzes voor het kantoorconcept zijn gemaakt. Uit activiteitenmetingen onder medewerkers bleek dat 72% van hen in principe kan flexwerken. Besprekingen en overleg kunnen anders en hoeven niet op de kamer. Het bestaande normeringstelsel heeft geleid tot een beleving van verworven rechten die de efficiency en flexibiliteit ernstig reduceerden. Een teruggang met 20% in ruimte werd mogelijk geacht. Sanering en verbetering van informatiebeheer (dynamische archivering) bleek wenselijk en mogelijk. Daarvoor is een sturing door managers vereist. Er werd geen reductie van ruimte door digitalisering verwacht.

2) Gemaakte cruciale keuzes
Keuzevrijheid
o de grootte van de basiswerkplek is vastgesteld; die keuze gold voor iedere medewerker en manager.
o het maximaal aantal medewerkers per werkvertrek per functiecategorie is vastgesteld (bv. 4 secretaresses in een vertrek).
o de kantooretages zijn uniform ingericht en daarbij hoort ook buffercapaciteit.
Gebruik
o de introductie van flexwerken per categorie functies waarvoor dit geschikt
is: functies die veel buiten het kantoor werken krijgen geen eigen werkplek meer. Er wordt wel rekening gehouden met de specifieke behoefte van de functie. Projectmanagers krijgen een gedeelde 1-persoonswerkplek. Medewerkers die sterk bureaugebonden zijn krijgen wel een eigen werkplek(stafmedewerkers onderzoek).
Inrichting
o het uitplaatsen van spreekfaciliteiten uit de werkkamers.
o inrichten van multifunctionele werkgebieden en het bieden van extra spreekfaciliteiten.
Informatiebeheer
o het clusteren van dynamische- en werkarchieven. Daarbij hoort ook het beheer van deze archieven door daartoe aangewezen medewerkers.
Per afdeling is één gemeenschappelijk archief gerealiseerd. Vaste werkplekken kennen een archiefmogelijkheid op de kamer.

3) Uitwerking
Kantoorvloeren worden zoveel mogelijk uniform ingedeeld in drie zones:
flexkamers voor hoog-mobielen (management, projectleideres en personeelsadviseurs), buffers voor tijdelijke werkzaamheden en tijdelijke capaciteit (van kort overleg tot een projectteam voor maanden) en groepsruimten met stabiele bezetting (de overige functies).
Alleen voor één specifieke afdeling wordt maatwerk voorgesteld. De voorziene bufferruimte is ontworpen als "informatieplein" waar gasten worden ontvangen die daardoor tegelijk gescheiden gehouden worden van de activiteiten in de backoffice. Hierdoor treedt geen verstoring in het werk op.



Er is een overschot aan kleine overlegkamers (4 personen) gecreëerd.
Daarbij is rekening gehouden met het gebruik op de piekdagen. Eventueel kunnen de kamers ook worden ingericht als 1- of 2-persoonskamers voor kort gebruik.



MEER INFORMATIE

Hieronder staan enkele publicaties, die meer informatie bieden over moderne kantooromgevingen. Het is geen uitputtend overzicht, maar een kleine selectie.

Voordt, D.J.M. van der (2003)
Kosten en baten van werkplek innovatie, Delft: Center for People and Buildings.
Dit boek geeft een totaal overzicht van al het wetenschappelijk onderzoek dat de afgelopen decennia is verricht naar de effecten van kantoorhuisvesting op satisfactie, productiviteil en kosten.

Duffy, F. (1997)
The New Office, London: Conran Octopus.
Frank Duffy is een 'goeroe' op het gebied van nieuwe kantoorconcepten. In dit boek geeft hij een breed overzicht van trends in kantoorhuisvesting, gelardeerd met voorbeelden-


Santa Raymond and Roger Cunliffe( 1997)
Tomorrow's Office; Creating Effective and Humane Interiors,
London: E & FN Spon.
Dit is een bekend handboek voor kantoorontwerpers waarin een veelheid aan onderwerpen, van plattegronddieptes tot aan kleurgebruik worden besproken.


Vos, P. et al (2000),
The Office, the Whole Office and Nothing but the Office, Delft: TU Delft.
Dit is eigenlijk de voorloper van deze publicatie en geeft een snel en kort beeld van alle mogelijke kantoorconcepten zonder in te gaan op details.


VeldhoenE, . (1997),
Kantoren bestaan niet meer, versie 2.0, Rotterdam: Uitgeverij0l0.
Erik Veldhoen is in Nederland de bekendste protagonist van flexibel werken.
In dit boek ontvouwt hij zijn visie op het moderne kantoor.


Frankema, Ewout H.P.(2003)
Kantoorinnovatie in economisch perspectief, Delft: Center for People and Buildings.
Naast het aanreiken van methodes voor analyses beschouwt Frankema kantoorinnovatie als economisch verschijnsel, en gaat hij in op productiviteit, de invloed van ICT en organisatorische veranderingen, waar kantoorinnovatie een antwoord op tracht te geven.

Blyth, Alistair and John Worthington (2001)
Managing the brief for better design, London: Sponn Press
Het achterhalen van de behoefte van de klant is een proces op zich. De auteurs geven uitleg over het proces, het belang ervan en presenteren verschillende methodes om te komen tot
betere progamma's van eisen en een beter begrip van de klantvraag.



CENTER FOR PEOPLE AND BUILDINGS

De stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relaties tussen mens, werk en werkomgeving met als doel het bevorderen van onderzoek, productontwikkeling en kennisoverdracht op dit gebied. Het kenniscentrum doet dit voor en met overheden en bedrijven. Een tweede doel van het Center for People and Buildings is het bevorderen van multidisciplinaire samenwerking tussen leerstoelen van verschillende universiteiten onderling en de beroepspraktijk voor zover het de relatie tussen mensen, werk en werkomgeving betreft.
De doelstellingen worden bereikt door een drietal kernactiviteiten. Allereerst houdt het Center zich bezig met het opsporen van relevante behoeften aan wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. De tweede kernactiviteit betreft het initiëren, begeleiden en (doen) uitvoeren van fundamenteel en toegepast wetenschappelijk onderzoek en ontwikkeling. Tenslotte houdt het Center zich bezig met het overdragen van de opgedane kennis via publicaties, voordrachten en praktisch toepasbare instrumenten.

De onderzoeksagenda van het Center is opgebouw rond vijf thema's:
1. Productieve werkplekken
2. Succesvol Corporate Real Estate en FacilityM anagement
3. Constructief programmeren
4. Toekomstgericht Ontwerpen
5. Trends en ontwikkelingen

De Werkplekwijzer is een product in thema 3: Constructief programmeren waarin nog meer instrumenten zijn of worden ontwikkeld. Het zijn instrumenten die organisaties helpen om inzichten te verwerven en te verwoorden over de huisvestingsbehoefte. Zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten komen aan de orde. De instrumenten dienen altijd een dubbel doel: enerzijds moeten ze eindgebruikerorganisatieondersteunen, anderzijds moet de werking ervan input zijn voor verdere algemene onderzoeks- of ontwikkeldoelen van het Center. Dit is belangrijk voor de continuïteit van de kennisontwikkeling.

Gebruikers van de werkplekwijzer worden opgeroepen hun ervaringen met het Center te delen. Dat kan op twee manieren:
1. u brengt het Center op de hoogte van uw ervaringen en vragen
2. u nodigt ons uit voor een gesprek over de bevindingen, toepassingmogelijkheden of
uw behoefte aan andere instrumenten of kennis.
Met gebruikmaking van nieuwe kennis kan een tweede verbeterde uitgave van de Werkplekwijzer worden voorbereid.

Contactinformatie:
Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings
T: 015- 278 1271, E: info@cfpb.nl W: www.cfpb.nl



RIJKSGEBOUWENDIENST

De Rijksgebouwendienst (Rgd) is de leverancier van huisvesting aan rijksdiensten. Met effectieve en efficiënte huisvestingsoplossingen willen wij bijdragen aan een adequaat functionerende rijksksoverheid. Dat begint bij het vertalen van strategische doelen, bedrijfsprocessen en (gewenste) werkpatronen in huisvestingswensen. In dit proces kunnen we verschillende rollen vervullen (adviseur, ontwerper, projectmanager). Concrete producten die wij in dit kader leveren zijn ondermeer strategische huisvestingsadviezen, werkomgevings-/huisvestingsconcepten, implmentatie adviezen, programma's van eisen ,architectonische ontwerpen en technische adviezen. Deze producten komen in nauwe samenwerking met de opdrachtgever tot stand.

Onze werkplekadviezen zijn gericht op scheppen van de juiste voorwaarden voor veranderingen in de huisvesting en een weloverwogen besluitvorming. Een werkplekadvies schept duidelijkheid over de inhoud en reikwijdte van de huisvestingsopdracht. Ook vinden wij de bruikbaarheid van het advies voor communicatie met lijnmanagers, medewerkers en professionals in de huisvestingsketen van groot belang. Daarom wordt er ook met beelden, interactieve sessies, workshops en interviews gewerkt.

Vanuit onze brede blik op het werk en de werkomgeving van rijksorganisaties zien wij een aantal ontwikkelingen en patronen. Dit beschrijven we en stellen het ter beschikking aan onze klanten. De Werkplekwijzer is hiervan eenvoorbeeld; de hierin bijeengebrachte kennis wordt ook ingezet bij het projectde 'Rijkswerkplek' waarin de Rgd samenwerkt met het ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit project heeft als belangrijkste doel de flexibiliteit van de Rijksoverheid te vergroten door de fysieke barrières voor interdepartementale samenwerking op te heffen. Het gaat hierbij zowel om de fysieke als de digitale werkomgeving. In deze Werkplekwijzer staat de fysieke werkomgeving centraal. We hopen deze in een nieuwe versie van deWerkplekwijzer, met behulp van onze partners, te kunnen uitbreiden met ICT-componenten.

Wij staan open voor vragen over de Werkplekwijzer en de effectiviteit van uw werkomgeving.

Rijksgebouwendienst
Infofoon:0800- 899 1103, E: info.infofoon@minvrom.nl W: www.rijksgebouwendienst.nl.





COLOFON

Deze publicatie is tot stand gekomen door samenwerking tussen de Rijksgebouwendienst en het Center for People and Buildings.

Auteurs/samenstellers:
Juriaan van Meel
Yuri Martens
Gerry Hofkamp
Dick Jonker
Angelia Zeegers

Beeldenselectie:
Marije den Hollander

Beeld:
Fotografie: Ministerie LNV Bastiaan Ingenhousz
Fotografie: Ministerie EZ, IMADE Alexander Mul
Fotografie: Belastingdienst (B/CFD), NFP Photografhy
Fotografie: Het Buitenhuis, Christiaan de Bruijne (lnterieur architect, Hollandse Nieuwe)
Fotografie: Ministerie LNV (DLG), John Stoel, Pieter Boersma
Fotografie: Belastingdienst (Arnhem), Joep Jacobs
Fotografie: Onderwijs Inspectie,Wim Ruigrok
Fotografie: SenterNovem en Inspectie Werk en Inkomen, Theo Krijgsman
Fotografie: Ministerie V&W, Marcel Kentin

Adviezen:
Wim Pullen
Robert Mollerus

Ontwerp en lay out
IDOKSI ontwerpburo, Arnhem

Druk:
Drukkerij de Rijn bv, Velp

Center for People and Buildings
T: 015- 278 1271, E: info@cfpb.nl W: www.cfpb.nl

VROM/Rijksgebouwendienst
Infofoon:0800- 899 1103, E: info.infofoon@minvrom.nl W: www.rijksgebouwendienst.nl.

Om feedback te genereren en een debat over het onderwerp op gang te brengen, kunt u deze uitgave zo vaak kopiëren en distribueren als u wilt. Het gebruik van het materiaal uit deze publicatie is toegestaan alleen met verwijzing naar de bron.

[naar top/inhoudsopgave van Werkplekwijzer -1-]

[naar top van Werkplekwijzer -4-] dit blad.

Naar Werkplekwijzer deel -2- [klik hier]
Naar Werkplekwijzer deel -3- [klik hier]

Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.

---

deze publicatie is tot stand gekomen door samenwerking

tussen CfPB en VROM-Rijksgebouwendienst!

rgd rijksgebouwendienst huisvester van het rijk voor presentatie klik op plaatje.....

(1210-01)

facilitaire vakbeurs online nog nooit wat adverteren zó doelgericht en zó lang houdbaar! 365 dagen per jaar/24 uur per dag. voor presentatie klik op plaatje.....

(1107-01)

ttt tesla test-toertocht een toertocht in optima forma! maak kennis met elektrisch rijden vanuit noordwijk zoef rond in de bollenstreek, leiden, den haag en haarlem voor ipresentatie klik op plaatje.....

(1504-01)