De studiegroep met Ellen Soeters, Ab Reitsma en Marc van den Hoop. (foto rivm)
Facilitair Leiderschap in woord en beeld
het buddy-boekje
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo??
Dit boekje is uitgereikt tijdens het Symposium “Facilitair Leiderschap, leidend principe in dit decennium” op 3 juni 2010 op het RIVM te Bilthoven.
[naar top] - [naar visies van studenten]
Voorwoord
Het ‘buddy-project’, de brug tussen theorie en praktijk.
In de zoektocht naar het begrip Facilitair Leiderschap heb ik ook de verbinding gezocht met de toekomstige generatie leiders en de opleidingsinstellingen die een bijdrage leveren aan hun ontwikkeling.
Onder leiding van Marc van den Hoop (RIVM) en Ab Reitsma (Hanze Hogeschool) is een project uitgevoerd, waarbij 13 studenten van zeven HBO Facility Management opleidingen in Nederland, verdieping hebben aangebracht aan dit onderwerp. Wij hebben dit het ‘buddy-project’ genoemd.
Naast hun afstudeeropdracht hebben de studenten hun opdrachtgevende Facility Manager geobserveerd om een antwoord te krijgen op een aantal vragen die richting kunnen geven aan het begrip Facilitair Leiderschap.
Op basis van de praktijk observaties en de opgedane kennis tijdens hun opleiding, hebben de studenten een definitie van Facilitair Leiderschap geformuleerd in woorden én via een beeld gevisualiseerd. Ook hebben de studenten reflectief gekeken naar wat deze inzichten betekenen voor het onderwijscurriculum van de Facility Management opleidingen aan de Hoge Scholen.
De opbrengst van dit project is geweldig en fascinerend tegelijk. Ik zie het als een voorrecht om dit middels een boekje met u te kunnen delen. Mijn dank is groot aan Ab en Marc en vooral aan de studenten, die dit mogelijk hebben gemaakt door een extra inspanning te verrichten naast hun drukke afstudeeropdracht. Laat de inhoud van dit boekje een bron tot inspiratie zijn voor iedereen die interesse heeft in het thema Leiderschap!
Ik zal het boekje ook aanbieden aan het Landelijk Overleg Opleidingen Facilitaire Dienstverlening (LOOFD) zodat zij tevens de reflectieve aspecten over de opleiding kunnen benutten om het onderwijsaanbod van de FM opleidingen te verbeteren. Hiermee is de cirkel gesloten. Wij zijn niet terug bij af, maar staan aan het begin van weer een nieuwe cirkel, waarbij de opgedane inzichten ons kunnen helpen nog betere leiders te zijn dan wie wij al waren.
Ellen Soeters - FM’er van het jaar 2009 - 2010
Visies van studenten
Ineke Kullberg en Michèle Kools
Ellen ten Have
Joyce Schoonbroodt
Martine Brincke
Judith Verveen
Rebecca H. Gotink
Nicky Fleuren
Marieke van Doorn
Robert Maessen
Irene Wiering
Manon Hikspoors
Rob Brouwers
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Ineke Kullberg en Michèle Kools
Definitie
Facilitair leiderschap is een manager die dienstverlenend en servicegericht is en daarnaast om kan gaan met een diversiteit aan mensen door te handelen uit een psychologische denkwijze. Tevens dient de FM’er aandacht te schenken aan het creëren van een belevingseconomie voor alle facilitaire processen.
Toelichting
Door opgedane kennis en ervaringen van de afgelopen jaren kunnen we concluderen dat een facilitair leider uit een dienstverlenend en servicegericht oogpunt dient te opereren. Dienstverlening wordt door VanDale omschreven als “het al of niet tegen betaling verrichten van diensten”.
| |
 |
“Signaleert en onderzoekt de wensen en behoeften van gebruikers en handelt hiernaar” is volgens Encyclo.nl de definitie van het woord servicegericht. (1)
Een facilitair leider dient deze twee eigenschappen goed te beheersen, +zo is ook gebleken uit de interviews en observaties (binnen Politie Utrecht). De Facility managers binnen Politie Utrecht stralen dit uit, om zo hun medewerkers te motiveren, zij moeten het goede voorbeeld geven.
Het opleidingsniveau van de medewerkers die werkzaam zijn binnen een facilitaire afdeling is (vaak) gevarieerd van laag geschoold tot universitair, of misschien zelfs geen opleiding. Tevens is de facilitaire afdeling een afspiegeling van de multiculturele samenleving van Nederland. Facilitaire leiders onderscheiden zich op dit punt van de rest van de leiders doordat zij om moeten kunnen gaan met deze diversiteit en het niveauverschil, wat leidt tot verschillende wijzen van motivatie, communicatie en omgang van ieder individu. Om hiermee om te kunnen gaan is een psychologische denkwijze van een facilitair leider noodzakelijk. Een facilitair leider heeft te maken met veel verschillende soorten persoonlijkheden (mensen) en dient in elk afzonderlijke situatie hiermee om te kunnen gaan. Uit observatie is gebleken dat de Facility Managers binnen de Politie Utrecht in grote mate te maken hebben met een diversiteit aan mensen en niveauverschil.
Encyclo.nl omschrijft het woord beleveniseconomie als volgt: “de term voor de (huidige Westerse) economie, waarin niet zozeer het product of de dienst centraal staat, maar een met het product of met de dienst geassocieerde beleving.”(2) Een facilitair leider dient zich naast dienstverlenend en servicegericht ook bewust te zijn van deze nieuwe trend. Door het creëren van een beleving voor zowel de interne als de externe klant zal er een positief effect ontstaan. In een pand werken waar nagedacht is, over bijvoorbeeld bepaalde werkplekconcepten, groenvoorziening en/of kunst zal de medewerkers meer motiveren dan een sober pand. Voor de klant is het creëren van een beleving van groot belang omdat deze dan eerder de diensten en/of producten zal kopen/huren bij de organisatie. Bij Politie Utrecht draait het niet om het kopen van diensten en/of producten, maar het creëren van een beleving voor de medewerkers en de bezoekers dienen wel centraal te staan.
1 Bron: http://www.encyclo.nl/
2 Bron: http://www.encyclo.nl/
Aansluiting op HBO Facility Management
De huidige hogescholen dienen het onderwijsprogramma op het gebied van leiderschap te professionaliseren. Facilitair leiderschap is een speciale manier van leidinggeven, aangezien je te maken hebt met een diversiteit aan mensen, verschillende niveaus en denkwijze van medewerkers. Hier moet in de toekomst in een vroeg stadium op worden ingespeeld, om zo de studenten voor te bereiden op de toekomst. Dit kan bijvoorbeeld in vorm van cursussen, projecten of onderzoek tijdens stages.
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
| |
 |
Ellen ten Have
Definitie
Een betere definitie voor facilitair leiderschap vind ik faciliterend
leiderschap. Deze definitie geeft handen en voeten aan het dienende
karakter waar het in de facilitaire dienstverlening om draait: de
afstemming tussen vraag en aanbod of, meer concreet, het afstemmen van
dienstverlening op de wensen en behoeften van de gast of klant.
Toelichting
Facilitair managers vormen de schakel tussen vraag en aanbod, oftewel tussen wat de organisatie biedt en wat gasten (zowel intern, als extern) wensen. Faciliterend leiderschap vraagt om overtuiging, lef en geloof. De overtuiging en passie voor het bewerkstelligen van een visie, de droom van de organisatie. Lef om je nek uit te steken, om medewerkers aan te spreken.
Geloof in de goede wil van mensen.
De faciliterend leider heeft specifieke kenmerken en eigenschappen. Hij of zij is dienstbaar, een rentmeester, empathisch, vooruitziend, gepassioneerd en holistisch en investeert in werkplezier en de persoonlijke ontwikkeling van mensen. Kortom, een duizendpoot, maar wel één die we allemaal als manager of leidinggevende zouden willen hebben.
Aansluiting op HBO Facility Management
Leiderschap en leidinggeven zijn aan bod gekomen in de opleiding Facility Management aan het Saxion te Deventer. Iedere student komt in meer of mindere mate in aanraking met het onderwerp. Zo zijn (een beperkt aantal) colleges aan het onderwerp gewijd en komen leidinggeven en leiderschap terug in stages en onderzoeken, ongeacht op welk niveau binnen de organisatie deze worden uitgevoerd.
De opleiding zou meer aandacht kunnen geven aan de ontwikkeling van leidinggeven en leiderschap bij studenten. Het werkveld staat te trappelen om faciliterend leiders en op onze beurt zijn er genoeg studenten met de ambities een waar faciliterend leider te worden!
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Joyce Schoonbroodt
Definitie
Facilitaire leiderschap is een manier van leiderschap die zich beperkt tot het secundaire proces, maar invloed kan uitoefenen op het primaire proces, doordat facilitair leiderschap waarneembaar en verweven is in de gehele organisatie.
Toelichting
Facilitair leiderschap wordt vervuld door een facility manager binnen een facilitair bedrijf. Deze facilitaire leider creëert een sfeer onder de groep facilitaire werknemers, waardoor iedereen met plezier zijn werk doet; het ‘wij-gevoel’. Samen komt deze groep tot goede ondersteunende resultaten voor het primaire proces waar zij allen trots op zijn.
Dit ‘wij-gevoel’ is waarneembaar door de medewerkers van het primaire proces in de vorm van goed geleverde service, doordat de medewerkers van het facilitaire bedrijf zich bevinden in de gehele organisatie. De medewerkers van het primaire proces kunnen dit servicegevoel niet zelf voelen. Dit komt doordat zij een andere spirit hebben; winst maken. Hierdoor is facilitair leiderschap beperkt tot het secundaire proces van een organisatie. Winst is het belangrijkst binnen een organisatie, omdat dit continuïteit betekent.
Het facilitaire leiderschap (servicegericht) kan wel invloed uitoefenen op het primaire proces (winstgericht). De facility manger wordt namelijk serieus genomen, doordat het ‘facilitaire-wij-gevoel’ met de bijhorende services zichtbaar is over de gehele organisatie. De facility manager kan adviezen geven aan het primaire proces, maar zal nooit de laatst beslissende zijn over onderwerpen van het primaire proces. Zijn leiderschap is zichtbaar voor het primaire proces, maar zijn leiderschap zal nooit in het primaire proces voelbaar zijn.
| |
 |
Symbool voor deze definitie: Een leeuw.
De leeuw is de koning, de leider van het dierenrijk (facilitair bedrijf -secundair proces). De mens is de leider van de gehele aarde (organisatie/RvB - primair proces). De mens zal altijd de grootste leider van de aarde blijven, hoewel zij niet zonder de dieren kunnen voortbestaan. De leeuw kan beïnvloeden, door de mens aan te vallen wanneer er iets gebeurt waar hij het niet mee eens is. De mens zal hiernaar luisteren, maar de leeuw zal nooit de macht van de mens overnemen. Hij zal dus nooit een leider van de mensen kunnen zijn, maar enkel van het dierenrijk, met een beïnvloedende functie naar de mens.
De leeuw beïnvloedt het gedrag van de mens. Het facilitair bedrijf (secundair proces) beïnvloedt/geeft advies, aan het primaire proces. Het primaire proces heeft altijd de laatste beslissing. Hierdoor is facilitair leiderschap beperkt.
Aansluiting op HBO Facility Management
In de opleiding wordt er meer ingegaan op het controlerende gedeelte. Er moet meer aandacht gegeven worden aan het mensgerichte, omdat dit ook meer leiderschap is. Verder zijn er in de lessen mogelijkheden om je mening te geven of facilitair leiderschap bestaat. Dit hoeft niet te veranderen, omdat ik vind dat niet iedereen de zelfde mening hoeft te hebben.
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Martine Brincke
Definitie
Als facilitair leider laat je zien dat facility management absoluut een professie is en streef je ernaar om van toegevoegde waarde te zijn, ook in het primaire proces. Dienstverlenend, ambitieus en innovatief zijn absolute kenmerken van een facilitair leider. Jij bent de intermediair tussen de klant en de leverancier en je zorgt ervoor dat alles ‘op rolletjes loopt’.
Toelichting
Facility management groeit steeds verder en ik vind dat een facilitair leider dat naar buiten moet brengen, je mag er trots op zijn, het is een professie! Daarnaast is het van toegevoegde waarde zijn van groot belang in facility management, je ziet dat facility management langzaam maar zeker steeds een groter deel uit gaat maken van het primaire proces. Dienstverlenend is belangrijk en wat een facilitair leider moet zijn. Als facilitair leider moet je willen innoveren en ambitieus zijn, op deze wijze kan de facilitaire organisatie echt wat betekenen en een belangrijker deel van het primaire proces gaan uitmaken. De juiste afstemming met de klant en de leverancier is van groot belang om iedereen tevreden te stellen en een pre om aan het verwachtingsmanagement te voldoen, daarbij vervul je de rol als intermediair. Het is vaak zo dat mensen willen dat alles geregeld is, dat het werkt, en daar moet jij als facilitair leider voor zorgen! Het moet op rolletjes lopen.
| |
 |
Symbool voor deze definitie: Atomium
Ik heb voor dit plaatje gekozen, omdat het staat voor de combinatie tussen lef en vakmanschap, dat vind ik dat je als facilitair leider moet hebben. Als facilitair leider ben jij de schakel tussen de verschillende processen (figuurlijk bolletjes) en de intermediair tussen de klant en leverancier. Het atomium straalt ook iets vrolijks en vernieuwends uit. Als facilitair leider moet je innovatief zijn en enthousiast over het vakgebied.
Aansluiting op HBO Facility Management
Bij de opleiding facility management te Deventer wordt er aandacht besteed aan leiderschap. Er zijn een aantal colleges over het onderwerp gegeven en je leiderschapsvaardigheden worden getoetst bij communicatie. Ook bij de stages wordt hieraan aandacht besteed, maar toch vind ik dat het verder kan worden uitgebreid, dat is immers onze toekomst!
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Judith Verveen
Definitie
Een facilitair leider zet koers uit, voorziet, ondersteunt, is flexibel, reageert adequaat en ondersteunt zijn medereizigers zodat zij kunnen excelleren in hun werkzaamheden.
Toelichting
Elke bedrijf of instelling zou je kunnen zien als een schip. Op dit schip bevinden zich allerlei verschillende mensen met verschillende taken.
Denk hierbij aan een kapitein, een 2e stuurman, verschillende matrozen, dekschrobbers, fokkenisten en een natuurlijk een kok, schoonmaker en een klusjesman. Al deze mensen met hun verschillende taken hebben leiding en sturing nodig zodat zij hun taken kunnen waarmaken en kunnen invullen. Zij hebben vertrouwen, ondersteuning en sturing nodig, want op de grote oceaan is het soms moeilijk om de weg te vinden met allerlei gevaren van dien. Verder kan het heel mooi weer, maar ook heel slecht weer zijn. Het schip kan scheef op zijn oor gaan, snelheid winnen maar ook verliezen. Ik denk dat facilitair leiderschap wel wat verschilt van ander leiderschap. Een facilitair leider heeft meer te maken met een dynamische omgeving waarbij er directer en sneller ingespeeld moet kunnen worden op veranderingen.
Aansluiting op HBO Facility Management
Ik denk dat de hogescholen zich meer moeten gaan richten op de volgende competenties:
Nummer 9 Zelfsturende competentie (intrapersoonlijk, beroepsbeoefenaar of professional):
• Sturen en reguleren van de eigen ontwikkeling ten aanzien van leren, resultaatgericht werken, initiatief nemen en zelfstandig optreden, flexibiliteit;
• Nadenken en reflecteren over en verantwoording nemen voor eigen handelen wat wijst op betrokkenheid en kritische zelfbeoordeling;
Nummer 8 Sociale en communicatieve competentie (interpersoonlijk, organisatie)
• samenwerken in een beroepsomgeving en meedenken over doelen en inrichting van de organisatie, waaruit eisen voortvloeien die betrekking hebben op de volgende kenmerken: multidisciplinariteit en interdisciplinariteit, klantgerichtheid, collegialiteit, leidinggeven (het sociale deel van de competentie);
• communiceren intern op alle niveaus, effectief en in de gangbare bedrijfstaal, veelal in het Nederlands en/of Engels; in termen van beroepstaken omvat dat onder meer opstellen en schrijven van plannen en notities, informeren, overleg voeren, draagvlak creëren, stimuleren, motiveren, overtuigen, verwoorden van besluiten.
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Rebecca H. Gotink
Definitie
Facilitair Leiderschap is Leiderschap met een Facilitaire jas aan. De textuur van de stof, de kleur, het model, de fitting en snit is het management. In plaats van benadering vanuit de facilitair managerrol, benaderen uit de rol als leider welke in het kader van Facilitair Management opereert.
Persoonlijke Noot
De vraag om een definitie te ontwikkelen over facilitair leiderschap is een vraag vanuit de positie als manager met een wens naar kadering om het ‘leiderschap’ beheersbaar te maken. De vraag naar een definitie van facilitair leiderschap is een nood kreet van het management naar leiderschap.
Om een definitie van facilitair leiderschap te ontwikkelen als een facilitair management student, maakt de vraag bijna niet te beantwoorden.
Ik als student ben in de afgelopen jaren geschoold om een rol als manager vervullen niet als leider. Management is voor mij het plaatselijk procesgestuurd oplossen van relatief praktische problemen met weinig tot geen ruimte om buiten de gestelde ‘kaders’ te treden. Leiderschap is voor mij het scheppen van die ruimte en richting geven in tijden van onzekerheid, mensen in hun kracht laten zijn.
Een manager een definitie laten maken van leiderschap is een oneindig verhaal omdat het kan niet definitief genoeg zijn voor managers, hoe beheersbaar hoe beter. Terwijl leiderschap juist het ongedefinieerde waardeert en stimuleert, in het bieden van ruimte om te ontwikkelenempowerment.
Als Facilitair Management in de toekomst een rol wil vervullen zal het haar eigen managementrol moeten ontstijgen om een leiderschapsrol te bekleden.
| |
 |
Symbool voor deze definitie: Een vuurtoren (van Texel)
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Nicky Fleuren
Definitie
Facilitair leiderschap is een leiderschapsstijl die zich richt op het creëren van verbindingen. Verbindingen en verbondenheid tussen (groepen)mensen, tussen strategische, tactische en operationele gebieden en met name tussen primaire organisatiedoelen en facilitair management. De facilitair leider is in staat de organisatie de toegevoegde waarde van facilitair management te laten inzien.
Toelichting
Een facilitair leider is binnen veel deelgebieden werkzaam; soms op operationeel niveau, op andere momenten op tactisch of strategisch niveau. Deze leider zal in staat moeten zijn dit te kunnen overzien en tussen deze verschillende niveaus verbanden te leggen. Tevens is de facilitair leider een spin in het web en zal deze bruggen moeten kunnen slaan tussen de verschillende (groepen) personen, zoals medewerkers, externe klanten, interne klanten, leveranciers en het management. Daarnaast is het zijn verantwoordelijkheid en kracht om toegevoegde waarde te creëren voor de primaire organisatie en dit ook kenbaar en zichtbaar te maken. Op deze manier zullen de medemerkers trots zijn op hun vak. Vaak wordt facilitair management nog gezien als een kostenpost en niet als een investering en toegevoegde waarde voor de primaire organisatie. Het is de taak en tevens de kracht van een goede leider om hiervoor op te komen en dit kenbaar te maken.
Aansluiting op HBO Facility Management
Gedurende de opleiding ben ik veel in contact gekomen met de verschillende deelgebieden van facilitair management, maar de verbanden hiertussen ontbraken soms. Doordat ik een deels participatieve stage heb vervuld gedurende mijn afstudeerperiode, ben ik in staat geweest het grote geheel te zien en de verbanden te leggen. Er zou hier dus meer op gelet moeten worden, dat er niet alleen aparte projecten aangeboden worden, maar dat hier ook meer verbintenis en samenhang in gecreëerd wordt. Tevens zal er meer aandacht besteed moeten worden aan het thema management. In het huidige curriculum is een managementweek in het leerbedrijf opgenomen en verschillende colleges over leiderschap, management en samenwerking. Toch heb ik in de praktijk gemerkt dat oefening echt kunst baart. Om toekomstige facilitair leiders op te leiden, is het naar mijn mening, van essentieel belang een participatieve stage te vervullen. Dit kan natuurlijk aangevuld worden met een onderzoek of bedrijfsopdracht, maar op deze manier kom je echt in aanraking met het werkveld.
| |
 |
Symbool voor deze definitie
De brug staat centraal voor het leggen van de verbanden, één van de kernvaardigheden van een facilitair leider!
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Marieke van Doorn
Bestaat facilitair leiderschap? Ja er bestaat facilitair leiderschap!
Definitie
Facilitair leiderschap gaat een stap verder dan leiderschap het gaat om alle belangen van alle partijen, zowel in de organisatie (directie, klanten, medewerkers) als die van de leveranciers samen te brengen in een speelveld en hier richting aan te geven!
Toelichting
Binnen het facilitair bedrijf wordt een facilitair leider gezien als iemand op strategische niveau. Voor de rest van de organisatie ligt dit anders. Men ziet het belang van Facility Management niet altijd. Een uitdaging voor de facilitair leider die op basis van overtuigingskracht iedere partij het belang in te laten zien. Een facilitair leider gaat niet in het calimero complex mee: “Zij zijn groot en ik ben klein, het is niet eerlijk, o nee”. Door alle partijen samen te voegen en in evenwicht te houden wordt het speelveld bepaald
waaraan een facilitair leider richting geeft. Is het niet in evenwicht dan ontstaat er frictie.
Facilitair leider: De duizendpoot het kloppende hart!
Hieronder is de definitie en de toelichting weergegeven in een plaatje.
Zodra één van de partijen trekt aan de ruit is deze uit balans.
| De ruit (het speelveld) die in evenwicht dient te zijn. |
 |
Aansluiting op HBO Facility Management
Voorheen was kennis = macht. Maar met de komst van facilitair leiderschap is een beetje kennis van veel, ook anders dan alleen facilitair management en netwerken, het samenbrengen van kennis macht.
Dit betekent voor de Hogeschool van Utrecht een aantal punten:
• Meer aansluiting met de praktijk door middel van docenten die in het werkveld werkzaam zijn. Zo wordt de theorie meer toepasbaar en begint de student al met de kennis associëren in de praktijk en mogelijk een snuffelstage in het eerste jaar;
• Daarnaast is het belangrijk dat een facilitair leider meer kennis krijgt van algemene zaken, om zo iedere partij te kunnen begrijpen. Volgens mij is dit al doorgevoerd in het curriculum voor de eerste jaars facility management.
• Wat het nu is is dat veel studenten niet gemotiveerd zijn omdat het ‘saaie’ kennis lessen zijn, gevolg de opkomst is laag. Daarnaast is het zo dat college’s niet verplicht zijn. En het lesaanbod minimaal is, gemiddeld 5 lessen per week. Studenten leren de sheets halen een voldoende en vergeten alles weer. Ja het ligt ook bij de student zelf om gemotiveerd te zijn en er zelf alles uit te halen. Maar zonder prikkels en een creatieve omgeving gaat het niet werken;
• Bij het vorige aansluitende is dat er niet gericht aan competenties wordt gewerkt en dit is juist om een goede leiderschap van essentieel belang. Er zijn algemene opdrachten voor studiebegeleiding die je dient op te nemen in je portfolio en dit betekent voor veel studenten “schrijven als brugman” en je punten binnenhalen en weer verder;
• Tot slot vernieuwen en de kennis die wordt verleend up to date houden, zodat toekomstige facilitair opgeleiden iets kunnen betekenen voor het werkveld.
| |
 |
Symbool voor deze definitie: Een duizendpoot het kloppende hart!
De facilitair leider bespeelt meerdere belanghebbende en is daarom een duizendpoot die iedereen moet dienen. Daarnaast is deze ook het kloppend hart, want zonder facilitair leider geen richting die voor alle partijen aanvaardbaar zijn en dit kan leiden tot een zooitje.
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Robert Maessen
Definitie
Een facilitair leider creëert bewustzijn in alle lagen van de organisatie omtrent de impact van het facilitair beleid op het primaire proces van de organisatie en vice versa. Door het creëren van een facilitair bewustzijn binnen de organisatie verzekert de facilitair leider zich er van dat hij in een vroeg stadium betrokken wordt bij belangrijke ontwikkelingen binnen het primaire proces. Dit stelt hem in staat een proactief facilitair beleid te ontwikkelen in plaats van reactief te opereren.
Toelichting
Mijn ervaring binnen facilitaire organisaties tijdens mijn studie is dat het facilitair beleid vaak reactief is. Dit geldt vooral bij organisaties actief binnen de niet-commerciële dienstverlening. Facility Management wordt vooral gezien als een kostenpost. Men realiseert zich gewoonweg niet de talloze voordelen die een proactieve facilitaire organisatie kan hebben op het primaire proces.
De taak van een facilitair leider is juist het creëren van een facilitair bewustzijn binnen alle lagen van de organisatie. Hij moet de facilitaire organisatie in een ander perspectief brengen binnen de organisatie. De focus moet verschuiven van het zien van de facilitaire organisatie als noodzakelijk kwaad, een “kostenpost” naar het onderkennen van de positieve bijdrage die het levert aan het primaire proces. Een goed facilitair beleid levert kansen op en niet alleen kosten.
Ik pleit er niet voor dat de facilitair leider plaats neemt in de directie in tegendeel zelfs. Ik pleit ervoor dat de facilitair leider een facilitair bewustzijn creëert binnen de directie zodat ze bij belangrijke ontwikkelingen binnen het primair proces zijn expertise inwinnen over de bijdrage van en de gevolgen voor de facilitaire organisatie. Op deze wijze kan de facilitair leider een proactief facilitair beleid ontwikkelen.
Aansluiting op HBO Facility Management
We hebben in het 1e jaar van de opleiding een blok over leiderschap en organisatie gevolgd. Tijdens dit blok moesten we 2x maal 2 weken op operationeel niveau binnen een facilitaire organisatie werken (Schoonmaakbedrijf, hotel, ziekenhuis, etc.). Tijdens deze werkzaamheden moesten we onze leidinggevende observeren en hierover een referaat schrijven. Wat was de leiderschapsstijl, welke motivatie technieken gebruikte hij, wat voor effect had dit op medewerkers etc.
Daarnaast hebben we bij het vak managementvaardigheden allemaal spelletjes en testen gedaan om erachter te komen wat voor soort leider iedereen was en hebben we enkele rollenspellen gedaan om verschillende leiderschapstechnieken in de praktijk te zien en het effect op medewerkers te bespreken.
Het onderwerp leiderschap is genoeg aan bod gekomen binnen mijn opleiding. Maar misschien was dit te algemeen. Er zou meer aandacht moeten worden besteed aan leiderschap binnen een facilitaire organisatie. Er zou meer bewustzijn moeten worden gecreëerd tegen welke problemen facility managers aanlopen in de praktijk. Welke technieken men kan gebruiken om de facilitaire organisatie in een positief daglicht te zetten en meer facilitair bewustzijn te kunnen creëren. Daarnaast zou er nog meer aandacht moeten worden besteed aan praktijkervaring d.m.v. rollenspelen en het uitnodigen van Facilitaire leiders ter inspiratie van de studenten.
| |
 |
Symbool voor deze definitie
Het plaatje drukt de evangelisatie van het katholieke geloof uit. Sinds het jaar nul heeft de katholieke medemens de hele wereld afgereisd om het woord van god te verkondigen. Van de Siberische hoogvlakten tot aan donker Afrika. Alles stond in het teken om mensen in aanraking te brengen met het woord van god.
Een facilitair leider zal zich ook moeten gaan manifesteren als een evangelist. Door middel van het creëren van een facilitair bewustzijn binnen alle lagen van de organisatie. Hij zal de medewerker in de organisatie moeten overtuigen van de toegevoegde waarde van de facilitaire organisatie en het oude dogma “de facilitaire organisatie is een kostenpost” moeten doorbreken.
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Irene Wiering
Definitie
Als facilitair leider toon je visie en strategie inzake de taak waar je als facilitair bedrijf voor staat. Je brengt deze visie over op je medewerkers en vervolgens ga je taken verdelen en taken delegeren. Je geeft je medewerkers duidelijke verantwoordelijkheden en grenzen mee.
Het werkt goed als je toont dat je kennis van zaken hebt en dat dat ook door de medewerkers wordt herkend en geaccepteerd. Je mate van charisma versterkt het acceptatieproces. Daartegenover moet je zorgen dat je altijd open blijft staan voor verbeterpunten en kritieken vanuit de medewerkers. Zij zien vanuit de werkvloer de zaken in een ander perspectief dan jij. Goed leiderschap heeft ook tot gevolg dat medewerkers gemotiveerd zijn en plezier in hun werk hebben. Vind de juiste balans.
Toelichting
In bovenstaande definitie is het de vraag of facilitair leiderschap bestaat. De definitie zou ook kunnen doorgaan als definitie voor leiderschap in het algemeen. Het verschil tussen de proposities zal het doel zijn. Bij iedere vorm van leiderschap is het belangrijk om deze definitie in het achterhoofd te houden.
Zowel voor de medewerkers als voor jou als leider is het belangrijk dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van het doel, de opdracht en de taak die de medewerker meekrijgt. Daarnaast moet je als leider zorgen voor een zo bevredigend mogelijke werksituatie en welbevinden van de medewerkers. De haalbaarheid hiervan wordt bepaald door de mate van open communicatie, het coachen van je medewerkers, vertrouwen, respect, interesse, integriteit en de mate van stimulatie tot empowerment. Tegelijkertijd houd je het doel voor ogen, het besturen en beheersen van het secundaire proces.
Aansluiting op HBO Facility Management
Tijdens de opleiding Facility Management aan de Hanzehogeschool Groningen wordt er veel van je verwacht op gebied van projectwerken. Werken in projecten houdt in dat ieder een ‘rol’ krijgt, bijvoorbeeld als voorzitter, notulist, vormgever of eindregisseur. Op deze manier wordt de verantwoordelijkheid van elk specifiek lid van de projectgroep benoemd.
Als docent is het belangrijk om deze verantwoordelijkheid bij de studenten neer te leggen, maar wel een oogje in het zeil te houden. Stimuleer studenten om de rollen serieus te nemen en ze in deze rollen te verplaatsen. Een docent kan dit doen door zelf de rol als coach in te nemen. Daarnaast zullen trainingen en het volgen van colleges studenten ondersteunen in het leerproces van het vervullen van verschillende rollen binnen een projectgroep.
De student bepaalt zelf hoe actief een rol wordt ingevuld. Eigen zorg en toewijding bepalen de mate van succes. Alleen het volgen van trainingen en colleges is niet genoeg. Tijdens het project zal de student zijn rol serieus moeten nemen en moet deze rol worden geëvalueerd. Daarnaast zullen studenten binnen de projectgroep elkaar moeten ondersteunen. Dit alles zal zorgen voor ontplooiing van de leiderschapskwaliteiten.
| |
 |
Symbool voor deze definitie:
De juiste balans vinden...
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Manon Hikspoors
Definitie
Facilitair leiderschap is weldoordachte afwegingen blijven maken tussen serviceniveau en kostenbeheersing, met daarbij in de gaten houden dat er een zo groot mogelijk draagvlak gecreëerd blijft zodat alle medewerkers samen het belang van de organisatie willen en kunnen dienen om het primaire proces zo uitmuntend mogelijk te ondersteunen.
Toelichting
Het is belangrijk dat er goede en weloverwogen keuzes gemaakt worden. Vaak hebben deze keuzes te maken met enerzijds de kosten, anderzijds het niveau van service dat er geleverd kan en mag worden. De uitdaging is om hier de balans in te vinden, zodat zowel de klant als de faciliterende partij tevreden kan zijn. Daarnaast is het belangrijk om minimaal hetzelfde niveau van dienstverlening te kunnen geven als concurrenten. Het is de kunst om trends te volgen en daaruit de best passende te pikken. Al deze aspecten spelen mee bij het maken van keuzes, maar om het geheel te laten slagen is het van zeer groot belang dat er draagvlak is bij de mensen op de vloer. Er moet niet teveel ruimte zitten tussen het hoger management en het operationele personeel. De expertise van het operationele personeel wordt vaak over het hoofd gezien, waardoor niet altijd de beste keuzes gemaakt worden.
Het is van belang om als facilitair leider het geheel te blijven zien met daarbij draagvlak creëren voor de keuzes die gemaakt worden.
Kortom, er moeten goede, weloverwogen keuzes gemaakt worden waarbij er zorg voor gedragen wordt dat deze keuzes draagvlak vinden bij een groot deel van de medewerkers.
Aansluiting op HBO Facility Management
Er zou meer aandacht besteed kunnen worden aan het ontdekken van visies en trends en manieren waarop je daarop in kan spelen. Daarnaast kan er meer geoefend worden met het creëren van draagvlak, door bijvoorbeeld verschillende gesprekken te laten zien met personen van operationeel niveau en van strategisch niveau. Dit aangezien je maar één stage hebt waarin je de kans hebt om zulke gesprekken mee te krijgen en je daardoor maar enkele manieren ziet. Misschien dat er les gegeven kan worden in communicatie, hoe boodschappen en keuzes van het hoger management over te brengen zijn naar de werkvloer.
| |
 |
Symbool voor deze definitie
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
Rob Brouwers
Definitie
Het continu afstemmen van het aanbod op de vraag van de interne klant door te sturen op de ontwikkeling van teams om zo de regelcapaciteit en flexibiliteit van de werkprocessen te vergroten. Een facilitair leider spreekt kaders af met zijn medewerkers waarbinnen zij zelf verantwoordelijkheid en beslissingsrecht hebben om te handelen. Tenslotte beheerst een facilitair leider processen niet inhoudelijk, maar inspireert hij zijn medewerkers om gemotiveerd en betrokken te zijn.
Toelichting
Facility Management was nog niet zo heel lang geleden een miskend expertisegebied. Tot het eind van de vorige eeuw werd Facility Management gezien als het regelen van schoonmaak, de kopieermachines en (als belangrijkste taak) de koffiemachines. Tegenwoordig gaan de ontwikkelingen en het onderzoek op gebied van facility management in sneltreinvaart, steeds meer wordt facility management gezien als een bedrijfsonderdeel met unieke processen, structuren en systemen. Zo ook wordt er sinds kort gekeken naar facilitair leiderschap, vraagt facility management om een andere manier van leidinggeven?
Facility Management
Het is van belang om eerst te kijken naar de aspecten van facility management, die FM onderscheiden van andere soorten management.
Kennis van deze aspecten geeft een beter inzicht in de consequenties voor leiderschap in een facilitaire context.
Secundair proces Facility management dient ter ondersteuning van het primaire proces. Deze positie als secundair proces vraagt om een andere opstelling, niet alleen van de FM afdeling, maar ook van het primaire proces.
Interne en externe klanten De relatie met de interne klant is veelal direct en vormt op zichzelf al een delicate balans tussen een collegiale opstelling en een commerciële opstelling. Maar verder hebben veel werkzaamheden van FM ook een (in)directe relatie met de externe klanten, de klanten van de (moeder)organisatie.
Breed scala aan werkzaamheden Het is onmogelijk om een expert te zijn op alle gebieden die onder FM vallen, daarom werken er ook teams binnen een facilitaire afdeling met allemaal verschillende kennis en achtergronden.
Theoretische achtergrond
Een grondige analyse van facilitair leiderschap wordt versterkt door een theoretische grondslag. Er zijn twee management theorieën en een leiderschapstheorie die een definitie van facilitair leiderschap dichterbij brengen.
Sociotechniek Sociotechniek gaat er van uit dat werkprocessen nooit helemaal te beheersen zijn, er kunnen namelijk altijd situaties ontstaan waardoor een werkproces anders moet werken (improviseren). Door een griepepidemie kan bijvoorbeeld een deel van een werkproces uitvallen.
Sociotechniek erkent echter wel de regelcapaciteit van een werkproces, dit is de flexibiliteit van het proces om op onbekende situaties in te kunnen spelen. Sociotechniek onderscheidt interne en externe regelcapaciteit. Interne regelcapaciteit is de mogelijkheid om binnen het proces in te kunnen spelen op nieuwe situaties, externe regelcapaciteit betreft de mate van invloed op externe factoren om de nieuwe situaties op te vangen. Om het voorbeeld van de griepepidemie weer aan te halen: Interne regelcapaciteit zou kunnen zijn dat bepaalde medewerkers overwerken en/of andere werkzaamheden lagere prioriteit kunnen geven. Externe regelcapaciteit zou in kunnen houden dat afspraken worden gemaakt over het verminderen van binnenkomende opdrachten en/of afspraken maken over het later afleveren van producten/diensten.
Bureaucratiespiraal Deze theorie borduurt voor een deel voort op de theorievan de Sociotechniek en stelt het volgende: Vaak wordt geprobeerd om werkprocessen te beheersen, door middel van procedures, regels, structuren etc. Als er zich dan een nieuwe situatie voordoet wordt er voor het oplossenvan deze situatie gelijk een nieuwe procedure/regel/systeem opgemaakt.
Zo worden er dus steeds meer vormen van beheersing toegevoegd aan een werkproces, als gevolg ontstaat er op den duur een enorme hoeveelheid procedures, regels en systemen. Zowel voor de medewerkers als voor de klanten wordt het steeds lastiger om situaties snel en gepast op te lossen, omdat de werkprocessen in verre mate verbureaucratiseerd zijn. Dit verschijnsel wordt de bureaucratiespiraal genoemd.
Transformationeel leiderschap Een transformationeel leider behandelt relaties met zijn volgers vanuit het oogpunt van motivatie en betrokkenheid, hij beïnvloedt zijn volgers op zo’n manier dat zij meer geven dan het minimale. Dus om betere resultaten te halen inspireert een transformationeel leider zijn volgers om zich niet te schikken met de normale gang van zaken, maar om gemotiveerd het maximale uit situaties te halen.
Toetsen aan de praktijk
Na het opzetten van het fundament voor een analyse van facilitair leiderschap is het van belang de theorie te toetsen aan de praktijk. Na verscheidene gesprekken met facilitair managers kunnen er een aantal punten opgetekend worden.
Sturen op ontwikkeling van teams Daar ligt de kennis en hoe meer deze teams ontwikkeld worden op het toepassen van deze kennis, hoe vloeiender de werkzaamheden zullen verlopen.
Empowerment ‘Het sterk maken van je medewerkers’ werd letterlijk gezegd. In plaats van taken neerleggen bij medewerkers worden kaders opgesteld waarbinnen de medewerker verantwoordelijk en bevoegd is.
Vraag en aanbod continu afstemmen ‘De interne klant is heel divers’ werd gezegd, er worden constant nieuwe en verschillende zaken verlangd van de facilitaire afdeling, dit moet continu op elkaar afgestemd worden.
Stimulerende en aanwezige leider De facilitair managers stelden dat zij het belangrijk vinden regelmatig contact te hebben met alle teams en over alle belangrijke projecten op de hoogte te zijn van de basis. Verder werd het erg belangrijk gevonden om de medewerkers constant te stimuleren.
‘It all comes together’
Het is nu zaak alle voorgaande informatie samen te pakken en het toe te passen op een definitie voor facilitair leiderschap. Eerst zullen alle elementen die de definitie moet bevatten toegelicht worden.
Een vorm van transformationeel leiderschap Een facilitair leider moet zich bezighouden met motiveren van zijn team om alles te geven, de leider kan namelijk niet alle kennis bezitten en kan dus niet alle processen inhoudelijk beheersen. De facilitair leider is overal van op de hoogte, maar stuurt niet op uitvoering. De facilitair leider stuurt op betrokkenheid van de medewerkers.
Niet consolideren, maar aanbod op de vraag af blijven stemmen De facilitair managers gaven al aan dat ze het belangrijk vinden constant opnieuw het aanbod af te stemmen op de vraag. Geen stilstand, maar blijven consolideren.
Sterke teams ontwikkelen De theorie van de Sociotechniek beschreef al hoe belangrijk het is om werkprocessen zo in te richten dat ze een grote regelcapaciteit hebben en ook de facilitair managers gaven aan hoe belangrijk het is om te sturen op de ontwikkeling van teams.
Empowerment Binnen facility management ligt kennis/expertise verdeeld over de hele organisatie, daarom is het belangrijk om verantwoordelijkheid en beslissingsrecht neer te leggen bij de mensen die deze kennis hebben. Empowerment bij de medewerkers doorbreekt ook de bureaucratiseringspiraal.
Aansluiting op HBO Facility Management
Het onderwijs in facility management gaat ook in sneltreinvaart, door de nieuwe inzichten die door onderzoek verkregen worden, wordt het onderwijs ook steeds aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen. Als facilitair leiderschap meer aandacht gaat krijgen zal dit ook gevolgen hebben voor het onderwijs.
Onderwijs in facility management huidige stijl
Onderwijs in FM richt zich tegenwoordig voornamelijk op alle processen die zich afspelen binnen FM. Processen worden uiteengezet, onderzocht met behulp van theorieën en modellen en praktisch ervaren. Studenten worden opgeleid om te begrijpen wat er zich allemaal af kan spelen in een facilitaire context.
Boven de helikopterview
De term helikopterview word erg vaak gebruikt tijdens FM opleidingen, hier wordt mee bedoeld ‘het hele proces niet uit het oog verliezen’. Maar waar weinig tot geen aandacht aan wordt besteed is dat een facilitair leider een overzicht moet hebben van de helikopterviews van alle processen. In andere woorden: Wat betekent het om leiding te geven aan alle processen die zich binnen FM afspelen
Facilitair leiderschap als onderdeel van het curriculum?
De vraag is of Facilitair leiderschap in het curriculum opgenomen moet worden als zelfstandig kennisgebied binnen FM. Wat boven water staat is dat binnen opleidingen FM moet worden stilgestaan wat het betekent om leiding te geven aan werkprocessen
- waar men geen grondige inhoudelijke kennis van heeft
- die niet geïntegreerd in het primaire proces, maar ook niet extern zijn
- die zich constant aan moeten kunnen passen aan de wisselende vraag van de interne klant
In het midden gelaten of facilitair leiderschap een apart vak moet worden binnen onderwijs of niet, er zal aandacht aan besteed moeten worden, dat is zeker.
Facilitair leiderschap 2.0, een volgende competentie voor FM onderwijs?
Als onderzoek naar facilitair leiderschap blijft toenemen en de meerwaarde ervan voor het onderwijs erkend zal worden is er de vraag of er eventueel moet worden nagedacht om het bij de competenties te voegen die alle FM opleidingen gebruiken als graadmeter voor de ontwikkeling van zijn studenten.
Dit ligt echter nog ver voor ons, maar iets om in de gaten te houden, eerst moet de algemene discussie over Facilitair Leiderschap op gang komen.
| |
 |
De schijvers van de teksten hebben zelf zorggedragen voor auteursrechten op het beeldgebruik bij hun teksten. Het RIVM neemt hiervoor geen enkele verantwoordelijkheid.
Meer informatie over de schrijvers is te vinden via LinkedIn.........
[naar top] - [naar voorwoord] - [naar visies van studenten]
DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.
