Studenten aan het ROC Horizon College aan de slag met FMIS (Facility Management Informatie Systeem)
LeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnlineHoezo?
Vanaf het tweede blok van het nieuwe studiejaar 2011-2012 gaan de studenten van de opleiding Facilitaire Dienstverlening van het ROC Horizon College in Heerhugowaard bijna dagelijks gebruikmaken van een FMIS.
Zij kunnen op deze manier de opgedane theorie direct toepassen in verschillende praktijkvormen, opgenomen in het project eFFe-mis. Vanaf het tweede blok van het nieuwe studiejaar 2011-2012 gaan de studenten van de opleiding Facilitaire Dienstverlening van het ROC Horizon College in Heerhugowaard bijna dagelijks gebruikmaken van een FMIS.
Zij kunnen op deze manier de opgedane theorie direct toepassen in verschillende praktijkvormen, opgenomen in het project eFFe-mis.
Onderwijsinstellingen zijn continu op zoek naar passende oplossingen voor de aansluiting van het onderwijs op de praktijk. Andersom zijn organisaties uit de markt ook op zoek naar een verbinding met het onderwijs. Wanneer de partijen elkaar eenmaal hebben gevonden, ontstaat er uiteindelijk voor hen beiden een win-win-situatie. Aan de ene kant zijn de docenten in staat de studenten van actuele kennis te voorzien en kunnen zij gebruikmaken van tools uit de praktijk. Aan de andere kant leveren de marktpartijen een sociale bijdrage door het onderwijs te ondersteunen. Maar eerlijk is eerlijk, het is ook een vorm van acquisitie.
Om te zorgen voor de juiste aansluiting van de theorie op de praktijk, zijn de docenten Wim Vriend en Ton Koomen in 2010 op zoek gegaan naar een FMIS leverancier. Na diverse gesprekken met verschillende leveranciers op de Vakbeurs Facilitair Editie 2010, heeft men uiteindelijk gekozen voor Famas Facility Management Solutions. In de loop van dat jaar heeft FAMAS nog enkele gastcolleges verzorgd aan de studenten Facilitaire Dienstverlening van het Horizon College. Om het niet alleen bij de theorie te laten, hebben de docenten en de leverancier eind 2010 besloten om de samenwerking in een projectvorm te gieten. De voorbereidingen hiervan zijn gestart in het voorjaar van 2011.
Project eFFe-mis
De projectnaam eFFe-mis een wat eigenzinnige benaming. Echter was het voor docent Ton Koomen een haast briljante ingeving. Koomen: ‘De studenten van tegenwoordig zijn veeleisend en verwachten van ons dat wij hen blijven boeien en binden. Omdat de ingebruikname van een FMIS in de lessituatie zowel voor ons als docenten, maar ook voor de studenten nieuw is, hebben we gekozen voor een makkelijk te onthouden, maar weliswaar ludieke projectnaam. Al snel is nu duidelijk wat het project behelst en heeft het een grappige ondertoon. Hierdoor ga ik er van uit dat de studenten het project snel zullen omarmen en elkaar ook onderling zullen gaan enthousiasmeren. Tegelijkertijd is het gebruik van effe voor het dialect in Heerhugowaard’. Wim Vriend: ‘Bovendien hebben wij van te voren goed nagedacht over de concrete invulling van het project. Hierbij was het een vereiste dat de verkregen theorie meteen in de praktijk toegepast kan worden. Daarnaast
was het voor de opleiding FD een voorwaarde dat het gebruik van het FMIS direct aansluiting kan vinden op de onderwijsmodules die wij zelf hanteren. Zo willen wij onze bestaande onderwijsmodules catering, ruimtebeheer, sleutelbeheer en werkopdrachten (meldingen) integreren in het FMIS’.
Zoals in principe voor alle FMIS-systemen geldt, vormen de vakgebieden binnen de opleiding FD geen probleem om te zorgen voor de juiste harmonisatie tussen systeem en theorie. ‘Een concreet voorbeeld is dat wij binnen het vakgebied Vergaderservice gebruik gaan maken van de module reserveringen, waarin aanvragen voor lunches, audiovisuele middelen en ruimtes worden geregistreerd. Daarbij fungeren de derdejaars studenten als uitvoerende werknemers en verzorgen zij dus de complete vergadering’, aldus Wim Vriend.
Koomen vult aan: ‘Het is dus de bedoeling dat studenten uit leerjaar twee tot en met vier gebruik gaan maken van het systeem. Echter hebben wij per studiejaar wel een onderscheid gemaakt in de wijze van gebruik van het FMIS. De studenten uit het tweede en derde studiejaar zullen namelijk veelal werkopdrachten uit het systeem halen en vervolgens daaraan uitvoering geven. De studenten uit het vierde jaar zullen daarbij fungeren als coördinatoren en zijn verantwoordelijk voor een juiste afhandeling van de meldingen en borgen tevens de kwaliteit daarvan’.
Dubbele rol
Inmiddels zijn er twee vierdejaars studenten gevonden die zich zullen opwerpen als zijnde projectleider. Zij zullen daarbij ook de servicedesk gaan vormen. Voor de vierdejaars studenten, Jessin Hollander en Jorian Frederiks, is het een real-lifeproject. Zij zijn namelijk als projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en moeten er voor zorgen dat het FMIS hun medestudenten van de juiste informatie voorziet. Om aan het gewenste profiel van een projectleider te kunnen voldoen, hebben Hollander en Frederiks een echte sollicitatieprocedure doorlopen. Vlak voor de zomervakantie is de vacature Projectleider FMIS-systeem op het intranet geplaatst en konden de studenten zich na afloop van de vakantie inschrijven op dit project. Uit de aanmeldingen, zijn vervolgens kandidaten geselecteerd voor een kennismakingsgesprek.
Deze sollicitatiegesprekken zijn gevoerd door Wim Vriend en Ton Koomen, waarbij zij de rol als opdrachtgever vervulden. Een situatie die op menige mbo- en hbo-instelling wordt nagebootst. Uiteindelijk zijn Jessin Hollander en Jorian Frederiks overgebleven en hebben zij onlangs een plan van aanpak geschreven. Dit plan van aanpak is vervolgens getoetst door de docenten en de leverancier, waarbij vooral het ‘Smart-principe’ werd gehanteerd.
Inmiddels zijn de projectleiders begonnen met het opstarten van het project en zullen zij in samenwerking met de leverancier, een introductie verzorgen aan hun medestudenten uit studiejaar twee en drie. Voor zowel Hollander als Frederiks zal deze dubbele rol in het begin behoorlijk onwennig zijn. Zij staan immers op gelijke voet met hun medestudenten, maar dragen tijdens dit project wel een behoorlijke verantwoordelijkheid en hebben geen uitvoerende rol. Uiteindelijk zullen Frederiks en Hollander de servicedesk gaan vormen, waarbij zij onder andere meldingen gaan registreren, vervolgens in behandeling zullen zetten en de juiste afhandeling daarvan zullen bewaken. De vierdejaarsstudenten moeten dus ook in staat zijn om op tijd in te grijpen wanneer meldingen bijvoorbeeld een te lange doorlooptijd kennen of de uitvoerende medewerkers erop aanspreken wanneer de cateringdiensten voor de vergadering niet op tijd zijn geleverd.
Feitelijke start
Op dit moment zijn de projectleiders volop bezig met het opstarten van het project en het eigen maken van het systeem. Zodoende kunnen zij vanaf de start van het tweede blok van het studiejaar, na de herfstvakantie, hun medestudenten instrueren over de details van het project. Verder zullen zij vervolgens voor de tweede- en derdejaars studenten een training verzorgen over de omgang met het FMIS-systeem. Daarna kan men aan de slag en gaat het daadwerkelijk gebruiken van het FMIS echt beginnen.
Vanuit de opleiding zullen Ton Koomen en Wim Vriend erop toezien dat het project blijft voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en zullen zij in samenwerking met de leverancier het systeem up-to-date houden. Het Horizon College blijft in deze vrij flexibel, aangezien het systeem als webbased-systeem beschikbaar is gesteld.
Nam Chun Melis is supervisor Backoffice Facility Services bij USG
People, redactielid FMI en lid van de Kring Starters
[naar top]
DezeTekstIsVanLeoHooijmansGalileoNoordwijkFacilitaireInformatieOnline
Dit document niet uitprinten, aub. Denk aan het milieu en uw onkosten.
Wilt u het nog een keer lezen maak een bladwijzer (favoriet).
Wilt u het artikel door een ander laten lezen, stuur een link door.
