Een eerste advies welke cloudoplossingen bij welk type ondernemer passen krijg je al binnen een paar minuten door de Cloud Ondernemer Test te doen.
(zie KPN-website onderaan deze presentatie)


Voordelen:

Plaats- en tijdonafhankelijk werken
De ondernemer en zijn medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze maar willen. Of dat nu op kantoor is, op een flexplek of vanuit huis. Men is ook niet meer gebonden aan de openingstijden van de winkel of het bedrijf. Via een internetverbinding kan men altijd en overal bij de documenten.

Lagere investeringen
In plaats van te investeren in eigen servers met onderhoudscontract, personeel en updates, kan het bij een cloudleverancier worden afgenomen. Omdat deze leverancier een schaalvoordeel heeft, zijn de kosten vaak lager dan alles zelf te doen. Tevens betaalt men vaak voor het werkelijke gebruik van de dienst en niet voor ongebruikte capaciteit. Dit kan zorgen voor lagere investeringen vooraf.

Minder technische kennis nodig
Niet elk bedrijf heeft de technische kennis in huis voor updates of kan zich redden bij calamiteiten. Dit koopt een bedrijf in bij een specialist zoals een systeembeheerder. Door clouddiensten te gebruiken, hoeft de beheerder minder aandacht te besteden aan de techniek en kan hij zich meer bezighouden met de toegevoegde waarde van de dienst voor het bedrijf.

Online samenwerken
Medewerkers en teams kunnen via clouddiensten handig samenwerken in documenten die in de cloud staan. Hierdoor kunnen verschillende medewerkers gelijktijdig in een document werken en vaak nog met elkaar chatten over het document terwijl men aan de veranderingen werkt. Dit maakt de samenwerking sterker en zorgt voor een betere efficiëntie in documentbeheer.

Flexibiliteit
Als het bedrijf groeit, kan een clouddienst met het bedrijf meegroeien. Extra abonnementen zijn direct aan te schaffen en te gebruiken door nieuwe medewerkers. Zowel bij een plotselinge groei als een daling in vraag kan een ondernemer met clouddiensten beter werken dan met het traditionele server- en licentiemodel.

Milieuvriendelijk
Met clouddiensten wordt alleen de serverruimte gebruikt die nodig is. Dit zorgt voor een betere CO2-voetafdruk. Clouddiensten gebruiken zorgt voor minder energieverbruik dan eigen servers.


Nadelen:

Gebrek aan standaarden
Er zijn nog niet veel standaarden geformuleerd voor het gebruik van documenten en data in de cloud. Migratie van de ene dienst naar de andere dienst kan voor hoofdbrekens zorgen en resulteren in dataverlies.

Veiligheid en juridische impact
Weet waar de data staan. De dataopslag ligt buiten de organisatie en mogelijk buiten Nederland. Dit is niet altijd wenselijk of het zorgt voor een nieuwe discussie in de organisatie wat wel en niet in de cloud wordt opgeslagen. Lees daarover meer in het e-book Veiliger ondernemen.

Maatwerk versus standaard oplossingen
Veel clouddiensten zijn standaardoplossingen: one size fits all. Dit is niet voor elke organisatie wenselijk, zowel op het gebied van functionaliteit als voor service niveau.

Online werken
Bij gebruik van clouddiensten is een ondernemer meer afhankelijk van goede internetverbindingen. Dit is een extra aandachtspunt en een mogelijke investering voor het bedrijf en medewerkers. Denk aan gebruik van tablets en smartphones om de data onderweg te benaderen.

Faillissement
Wat betekent een faillissement van het eigen bedrijf of de clouddienst voor de toegang tot de data, bijvoorbeeld bij geschillen over betalingen of plotselinge afsluiting? Dat is opnieuw een overweging bij de keuze van een cloudprovider.


Conclusie
Met de enorme groei van clouddiensten en steeds meer technische mogelijkheden via webbrowsers stijgt het aantal diensten die in de cloud beschikbaar zijn. Bovenstaande lijst met voor- en nadelen zijn wellicht niet altijd bruikbaar voor elke dienst, maar geven wel een overzicht van aandachtspunten in het keuzeproces.

Meer lezen over slimmer ondernemen?
Voor de gratis praktische e-gids klik hier.....